Коротко
Фискальный накопитель — это чип памяти внутри кассы. Он записывает и шифрует каждый чек, а затем передаёт данные оператору фискальных данных. Оттуда они поступают в налоговую.
Фискальный накопитель — это чип памяти внутри кассы. Он записывает и шифрует каждый чек, а затем передаёт данные оператору фискальных данных. Оттуда они поступают в налоговую.
Когда нужно менять ФН
Фискальный накопитель нужно менять в трёх случаях.
Закончился срок действия
У каждого накопителя есть срок службы — 15 или 36 месяцев. Выбор зависит от системы налогообложения и вида деятельности.
- ФН на 36 месяцев подходит большинству: ИП и ООО на УСН, патенте или ЕСХН, а также тем, кто работает в нише услуг.
- ФН на 15 месяцев используется, если вы продаёте подакцизные товары, совмещаете спецрежим с ОСНО или работаете сезонно. А ещё если ваш ККТ работает без интернета.
Комментарий эксперта
При торговле подакцизными товарами — алкоголь, табак, бензин, сахаросодержащие напитки — срок службы любого фискального накопителя сокращается до 410 дней (около 13 месяцев). Это требование закона №54‑ФЗ, даже если вы покупаете накопитель на 15 или 36 месяцев.
Ульяна Гром
Эксперт по онлайн-кассам в Точка Банке
Когда срок действия заканчивается, ФН перестаёт формировать фискальные признаки — касса не сможет пробивать чеки.
Закончилась память
Объём ФН в среднем рассчитан на 250 тысяч чеков. При большом потоке покупателей память может закончиться раньше, чем истечёт срок действия чипа. В этом случае накопитель тоже нужно поменять.
Кассу перерегистрируют на другую компанию
Накопитель привязывается к ИНН владельца при первой регистрации. Если вы продаёте кассу другому предпринимателю или меняете форму собственности, например закрыли ИП и открыли ООО, старый ФН использовать нельзя. Новому владельцу нужно будет купить новый чип. То же касается ситуаций, когда при регистрации ККТ случайно указали неверный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или регистрационный номер машины, то есть кассы (РНМ).
Произошла техническая поломка
Иногда чип выходит из строя из-за заводского брака, скачка напряжения или попадания воды в кассу. В этом случае сценарий зависит от того, насколько серьёзной окажется поломка.
Если касса включается и частично работает, попробуйте оформить отчёт о закрытии накопителя в меню устройства. Это называется «закрыть архив ФН». Закрытый архив — это финальная запись, которая фиксирует операции и позволяет корректно завершить работу со старым чипом. Если архив удалось закрыть, дальше действуйте по стандартной инструкции: поменяйте чип и переоформите ККТ.
Если касса не включается или архив закрыть не выходит, надо подать заявление о перерегистрации кассы в ФНС онлайн через личный кабинет на сайте налоговой, на Госуслуги или лично в инспекции.
Заявление о перерегистрации кассы в ИФНС нужно подать в течение пяти рабочих дней с момента замены фискального накопителя. Если ФН сломался, налоговая запросит акт его технической экспертизы. Если сломалась только касса, а фискальник работает, можно закрыть его в сервисном центре.
Как понять, когда истекает срок фискального накопителя
Касса сама предупредит вас о скорой замене. За месяц до окончания срока действия или когда память заполнится на 99% и в отчёте о закрытии смены появится строка «Ресурс ФН близок к исчерпанию».
Также вы можете проверить срок в личном кабинете (ЛК) вашего оператора фискальных данных (ОФД) или в паспорте самого накопителя, который лежал в коробке при покупке.
Как заменить ФН: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовьте кассу.
Убедитесь, что пробитые чеки ушли в ОФД. Сформируйте отчёт о закрытии смены. В строке «Количество непереданных ФД» должен стоять ноль. Если там есть цифры, проверьте интернет на кассе и дождитесь отправки данных.
Шаг 2. Закройте старый архив.
В меню кассы найдите раздел работы с фискальным накопителем и выберите «Закрыть архив ФН». ККТ распечатает чек о закрытии. Обязательно сохраните его — данные из этого чека понадобятся для активации нового чипа. Дождитесь, пока отчёт о закрытии уйдёт в ОФД.
Шаг 3. Замените чип физически.
Для начала решите, будете ли вы менять чип сами или обратитесь в сервисный центр. Закон этого не запрещает — предприниматель может заменить ФН самостоятельно.
Некоторые модели касс сложно разобрать — в этом случае лучше вызвать техника из центра обслуживания.
Если всё же хотите заменить самостоятельно, то:
- Выключите кассу и отключите её от розетки.
- Откройте отсек для фискального накопителя.
- Аккуратно достаньте старый чип.
- Вставьте новый.
Шаг 4. Активируйте новый ФН.
Включите кассу, зайдите в настройки и нажмите на пункт «Регистрация».
Если закончился срок фискального накопителя и касса уже стоит на учёте, нажмите «Перерегистрация в связи с заменой ФН». Здесь нужно будет ввести данные из чека о закрытии старого архива:
- дату;
- время;
- номер фискального документа;
- фискальный признак.
Введите их внимательно. Затем касса распечатает отчёт об изменении настроек регистрации.
Шаг 5. Дождитесь перерегистрации.
ККТ автоматически отправит отчёт в ОФД, а оператор передаст данные в налоговую. Датой перерегистрации будет считаться день, когда отчёт ушёл в ОФД. Налоговая автоматически сформирует новую карточку регистрации и пришлёт её в ваш личный кабинет.
Комментарий эксперта
Проверьте, сформировалось ли всё автоматически. Иногда при замене фискального накопителя нужно внести информацию в личный кабинет ФНС вручную.
Ульяна Гром
Эксперт по онлайн-кассам в Точка Банке
Когда упрощённый порядок не работает
Беззаявительный способ подходит не всем. Нужно подать заявление в налоговую службу в течение пяти рабочих дней, если:
- кассовый аппарат работает офлайн, без интернета;
- касса встроена в торговый автомат;
- старый ФН сломался, и архив не закрывается;
- вы продаёте маркированные товары.
Что делать со старым ФН
Не выбрасывайте старый чип. Согласно п. 2 ст. 5 №54-ФЗ, вы обязаны держать у себя отработавший фискальный накопитель пять лет с момента закрытия архива. В этот период налоговый инспектор вправе запросить его при проверке. Если чипа не окажется, бизнес оштрафуют.
Что будет, если неправильно заменить ФН
Если вы пропустите сроки замены, касса перестанет пробивать чеки. А если ФН просрочен более чем на 30 дней, налоговая имеет право снять кассу с учёта.
Кроме того, работа с просроченным или чужим накопителем приравнивается к деятельности без кассы, и за это предусмотрены штрафы по статье 14.5 КоАП РФ.
- Для ИП и руководителей — от 25 до 50% суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽.
- Для компаний — от 75 до 100%, но не менее 30 000 ₽.
Если вы установили ФН, который не подходит вам согласно закону, например взяли чип на 15 месяцев вместо положенных 36, штраф будет меньше. До 3 000 ₽ для ИП и до 10 000 ₽ для компаний.