ИП может оплачивать картой не только бизнес-покупки, но и личные. Это безопасно: ИП отчитывается только за доходы, а тратить заработанные деньги может на своё усмотрение. На это указывает Минфин в письмах от 2009 и 2016 годов.
Примеры трат по карте: покупки в супермаркете, завтрак с семьёй, такси и каршеринг, авиабилеты, пицца для коллег, мебель в офис, реклама в соцсетях, абонемент в фитнес-зал, подарки близким и многое другое.
Но есть свои нюансы для разных систем налогообложения. Как узнать свою систему налогообложения, рассказывали здесь.
Если ваша система налогообложения УСН «Доходы»
Вы можете оплачивать картой покупки и услуги в любых категориях. Хранить чеки и другую подтверждающую документацию не нужно. Потому что вы не обязаны отчитываться перед налоговой за свои траты.
Карту Точки вы можете передать сотруднику и даже члену семьи. При этом не нужны платёжные поручения, товарные чеки и авансовые отчёты.
Если ваша система налогообложения УСН «Доходы минус расходы»
Вам не нужно отчитываться перед налоговой за личные траты — только за расходы для бизнеса. Вы можете оплачивать картой покупки и услуги в любых категориях — главное, заранее знать, что вы отразите в расходах.
Чем больше вы тратите на бизнес, тем меньше заплатите налогов. Но такие траты должны быть разрешены Налоговым кодексом и подтверждены документами. Например, можно отразить как расходы для бизнеса траты на связь, канцелярские товары или рекламу.
Важно понимать, что процент налога не изменится. Снизится только сумма, с которой нужно заплатить налог.
Нужно ли хранить чеки?
Да, если хотите отразить покупку как расход для бизнеса. В таком случае придётся попросить в магазине слип-, кассовый или товарный чек. Важно, чтобы он содержал информацию о продавце, список товаров с ценой и количеством. Этого хватит, чтобы засчитать покупку в бизнес-расходы.
Для командировочных, представительских и некоторых других расходов могут понадобиться дополнительные документы. Подробно рассказали в статье, какие документы нужны для каждой категории.
Напомним, что личные расходы не учитываются для снижения налоговой базы, поэтому никаких подтверждающих документов для них не нужно.
Как могут платить сотрудники?
Если хотите выдать карту сотруднику, например для оплаты топлива, сначала выпустите нормативный акт, который приравняет деньги на бизнес-карте к подотчётным деньгам. Скачать образец акта.
После каждой покупки сотрудник составляет авансовый отчёт по форме N АО-1 и прикладывает подтверждающие документы.
Если ИП платит с карты сам, авансовый отчёт не нужен.
Если у вас патентная система налогообложенияи
Патент — это дополнительная система налогообложения, в рамках которой не нужны отчёты по тратам, они не влияют на налоги. Вам нужно проверить, как отчитываться за расходы по карте именно по вашей основной системе.
Если ваша система налогообложения ОСНО
ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) отчитываются за расходы для уменьшения налоговой базы. Поэтому сохраняйте документы, подтверждающие траты по бизнес-карте. Эти документы не нужно никуда подавать — только собирать и хранить, чтобы отчитаться при налоговой проверке.
Ещё больше подробностей, как отчитываться за траты по бизнес-карте, читайте в статье.