Бухгалтерский аутсорсинг популярен среди всех предпринимателей: небольшие ИП, средний бизнес, крупные юрлица. Бухгалтер на аутсорсе — возможность сократить затраты на содержание штатного специалиста и одновременно повысить качество учёта.
В статье Точка Банк рассмотрит основные задачи, которые можно передать на аутсорсинг, а также виды услуг и критерии выбора надёжной компании.
Коротко
Аутсорсинг бухгалтерии — это когда ИП или компания передаёт учёт и отчётность внешним специалистам. Работать можно с одним бухгалтером или с организацией.
Аутсорсинг бухгалтерии — это когда ИП или компания передаёт учёт и отчётность внешним специалистам. Работать можно с одним бухгалтером или с организацией.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Аутсорсинг бухгалтерии — это когда предприниматель передаёт учётные задачи сторонней фирме. Передать можно все задачи или только часть обязанностей, например зарплату или отчётность. По сути это такой же аутсорс, как клининг или подбор персонала, просто в сфере финансов.
Например, аутсорсинг бухгалтерии поможет разобраться с нововедением в НДС на УСН:
В 2026 году предприниматели с доходом выше 10 млн ₽ могут стать плательщиками НДС. Госдума рассматривает законопроект от Минфина №1026190-8. Если его примут, нагрузка на ИП увеличится. Придётся работать с электронными счетами-фактурами, вести книги покупок и продаж и каждый квартал сдавать декларации по НДС.
Сервис рассчитает НДС по вашим счетам-фактурам и УПД, сформирует декларацию и книгу продаж. Все отчёты подаются точно в срок.
Функции и специфика бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерский аутсорсинг отличается от работы штатного бухгалтера рядом особенностей. Чтобы понять, как аутсорс помогает бизнесу, разберём его основные функции.
Функции бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинговая компания может взять на себя как отдельные задачи, так и полный комплекс бухгалтерского сопровождения. В базовый пакет входят:
- Подготовка учётной политики
- Оформление кадровых документов, расчёт зарплаты и страховых взносов
- Начисление и уплата налогов, сдача деклараций и отчётности
- Подготовка платёжных поручений
- Ведение бухгалтерских регистров и взаимодействие с налоговой или таможней при проверках
- Подготовка документов для клиентов и покупателей
Для юридических лиц перечень шире: ведение бухгалтерского учёта в целом, сверка расчётов, проведение инвентаризаций.
Кроме основных функций, аутсорсеры предлагают дополнительные услуги: регистрацию бизнеса, подбор налогового режима, ведение кадрового учёта, IT-поддержку, юридические консультации, помощь с договорами, управленческим учётом и вопросами охраны труда.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
Главная особенность: все перечисленные задачи выполняет не штатный бухгалтер, а внешняя компания. Это позволяет предпринимателю:
- Сократить расходы на содержание отдела бухгалтерии
- Получить доступ к команде специалистов с разной экспертизой
- Выбирать только нужные услуги и масштабировать их по мере роста бизнеса
- Снизить риски ошибок благодаря внутреннему контролю в фирме-аутсорсере
- Освободить время руководителя и сотрудников для развития бизнеса
Почему бизнесу выгодно передать бухгалтерию на аутсорсинг
Сокращение затрат. Предпринимателям не нужно содержать штат бухгалтеров, оплачивать оборудование, программы, налоги и соцвзносы за сотрудников. Все эти расходы берёт на себя компания-аутсорсер, а вы платите только за услугу.
Бухгалтеры с опытом в разных направлениях. Вместо одного бухгалтера вы получаете команду специалистов, которые следят за изменениями в законах, владеют современными программами и работают по проверенным схемам. Это снижает риски ошибок и повышает качество учёта.
Ответственность за результат. Все услуги закреплены в договоре, и при ошибках отвечает подрядчик. Это экономит бизнесу деньги и нервы, так как штрафы и убытки возмещает аутсорсер.
Безопасность данных. Безопасность информации обеспечивается как договорами, так и современными технологиями защиты. Крупные компании уделяют этому особое внимание, ведь их репутация напрямую основана на доверии клиентов.
Аутсорсинг даёт доступ к новым технологиям. Подрядчик помогает автоматизировать учёт и оптимизировать процессы. Это ускоряет работу, снижает затраты и делает бизнес более эффективным.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Полный аутсорсинг
Аутсорсинг бухгалтерии по системе «всё включено» — это полная замена штатному главному бухгалтеру и даже целому отделу. Компания берёт на себя весь учёт, начисление зарплаты, работу с документами, подготовку платежей и сдачу отчётности.
Кроме основных задач, бухгалтерские фирмы предлагают и дополнительные услуги. Это управленческая отчётность, оптимизация налогов и юридическая поддержка.
Также аутсорсер может доработать или заменить учётную систему, объединить разные программы и внедрить электронный документооборот. При необходимости предоставляется аренда или хостинг 1С.
Выборочный аутсорсинг
Выборочный аутсорсинг бухгалтерии отличается от полного (комплексного). Если полный аутсорсинг обычно заказывает директор, то частичный — инициатива главного бухгалтера. Он передаёт часть задач сторонней фирме, чтобы сосредоточиться на стратегических вопросах.
Главбухи выбирают этот вариант по разным причинам. Например, не хотят увеличивать штат и тратить силы на поиск и контроль новых сотрудников. Кроме того, они разделяют с подрядчиком ответственность за сложные и рискованные участки учёта.
Чаще всего на выборочный аутсорсинг передают отдельные задачи. Это расчёт зарплаты, учёт арендных платежей, работа с кассой или обработка первичных документов. Такие функции требуют времени, но не экспертности главного бухгалтера.
Бухгалтерское консультирование
Бухгалтерское консультирование — это помощь бизнеса в сложных вопросах учёта и налогообложения. Эксперт разбирает конкретную ситуацию и подсказывает, как действовать правильно и безопасно для компании. Такой формат особенно полезен, если штатный бухгалтер не уверен в решении или у предпринимателя нет главбуха.
Консультации помогают разобраться в новых требованиях законодательства, спорных налоговых вопросах или сложных операциях. Специалист подскажет, как оптимизировать налоги, оформить документы или подготовиться к проверке.
Главное преимущество бухгалтерского консультирования — это независимый взгляд опытного эксперта. Он снижает риски ошибок, которые могут привести к штрафам или потере денег. Для бизнеса это способ получить знания и поддержку без необходимости содержать высокооплачиваемого главного бухгалтера в штате.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Передача бухгалтерии на аутсорсинг проходит постепенно.
- Предварительный аудит. Он показывает текущее состояние учёта, помогает оценить объём работы и выявить ошибки. Нужно проверить, совпадают ли данные бухгалтерии с налоговой отчётностью и есть ли вся первичная документация.
- Подписание договора. В нём прописываются конкретные услуги: ведение учёта, сдача отчётности, расчёт зарплаты и другие. Также фиксируются сроки, порядок взаимодействия, условия оплаты, ответственность сторон и уровень конфиденциальности.
- Передача документации. Все данные отправляют через защищённые каналы связи. Для удобства назначаются ответственные лица со стороны предпринимателя и со стороны аутсорсера.
- Ведение учёта. Вы регулярно передаёте документы, чтобы отчётность и налоги сдавались вовремя. Важно поддерживать постоянную связь и контролировать качество работы аутсорсера.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
Плюсы бухгалтерского аутсорсинга
1. Экономия расходов
Содержание бухгалтера в штате стоит дорого: зарплата, налоги, рабочее место, техника и программы. Аутсорсинг обходится дешевле, так как компания использует готовые ресурсы и распределяет расходы между клиентами.
2. Минимум ошибок
В штате бухгалтер работает один и может ошибиться. У аутсорсера процессы автоматизированы, действует система внутреннего контроля, а за ошибки компания несёт ответственность по договору.
3. Дополнительные услуги
Аутсорсеры предлагают кадровый учёт, проверку контрагентов, консультирование. Это позволяет решать несколько задач в одном месте.
4. Высокое качество услуг
Аутсорсер использует современные программы, быстро реагирует на изменения в законах и автоматизирует рутину. Бизнесу не нужно тратить деньги на обучение сотрудников и обновление софта.
5. Ответственность за результат
По договору подрядчик отвечает за ошибки и убытки. В отличие от штатного бухгалтера риски ложатся не на компанию, а на аутсорсера.
7. Конфиденциальность
Заключается договор о неразглашении данных. Крупные компании используют современные системы защиты, что снижает риск утечки данных.
8. Постоянная поддержка
Аутсорсер работает стабильно, сопровождает налоговые проверки.
Минусы бухгалтерского аутсорсинга
1. Не все компании берут на себя ответственность
Небольшие фирмы не всегда могут гарантировать качество. Лучше выбирать аутсорсеров с опытом, страховкой и подтверждённой репутацией.
2. Риск невнимательности к специфике бизнеса
Небольшие аутсорсеры не всегда учитывают особенности узких ниш. Важно выбирать подрядчика, у которого есть эксперты по разным отраслям.
3. Потеря контроля над процессами
Компания может чувствовать, что учёт «уходит из рук». Этот риск решается чётким договором и регулярной отчётностью от аутсорсера.
4. Возможная утечка данных
Чтобы быть в безопасности, нужно убедиться, что аутсорсер соблюдает международные стандарты безопасности (например, ISO 27001).
Что лучше — аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Выбор бухгалтера зависит от задач и масштаба бизнеса. У бизнеса есть три варианта: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Бухгалтер на аутсорсе
Бухгалтер или компания, которая ведёт бухгалтерию клиента на аутсорсе.
Главные плюсы — экономия и доступ к команде экспертов. Вы платите только за результат, а не за рабочий день. Нет затрат на зарплатные налоги, отпускные и оборудование. Ошибки аутсорсер берёт на себя, имея страховку. Такой вариант легко масштабировать — не нужно искать новых сотрудников при росте бизнеса.
Минусы — придётся делиться конфиденциальной информацией с третьей стороной. Контроль за процессами меньше, а качество зависит от выбранного подрядчика и его программного обеспечения.
Штатный бухгалтер
Сотрудник, который официально устроен в штат компании.
Плюсы — контроль и быстрое решение любых вопросов. Бухгалтер глубоко погружается в специфику бизнеса и всегда в курсе внутренних процессов. Он лоялен компании и выполняет все ключевые задачи.
Минусы — высокие затраты на зарплату, налоги, отпуск и рабочее место. Если сотрудник уволится или уйдёт в отпуск, работа может остановиться. Ещё один минус — ограниченная экспертиза в сложных вопросах, например в налоговом планировании.
Приходящий бухгалтер
Специалист, который работает по графику — несколько часов или дней в неделю.
Плюсы — доступность и гибкость. Он помогает с текущими задачами, работает с документами и стоит дешевле, чем штатный сотрудник или полный аутсорсинг.
Минусы — ограниченное время работы. Он не всегда глубоко погружается в процессы, и контролировать его деятельность сложнее. Как и штатный сотрудник, он может в любой момент уйти, оставив ошибки в учёте.
Какому бизнесу необходим бухгалтерский аутсорсинг
Аутсорсинг выгоден компаниям любого масштаба — от стартапов до холдингов. Особенно полезен там, где бухгалтер загружен не на полный рабочий день или нужно решать рутинные задачи.
Супруги открыли небольшое кафе на 20 посадочных мест. В штате повар, бариста и администратор, но на бухгалтера бюджета не хватило. Первые месяцы предприниматели пытались вести учёт сами — скачали шаблон книги доходов и расходов, отчитывались через онлайн-сервисы. Всё шло неплохо, пока не пришло время сдавать отчётность в ФНС и начислять зарплату сотрудникам с учётом страховых взносов. Ошибки в расчётах грозили штрафами.
Для предпринимателей это оказалось выгоднее, чем нанимать бухгалтера в штат: расходы снизились на 40%, а отчётность сдаётся без задержек.
Каким компаниям не подойдёт бухгалтерский аутсорсинг
Аутсорсинг подходит не всем. Бывают ситуации, когда надёжнее держать бухгалтера в штате.
Компания выпускает металлоконструкции и ведёт десятки сложных операций ежедневно: закупка сырья, производство, складской учёт, логистика, экспортные сделки. Каждый процесс имеет специфику — от акцизов и НДС при импорте до отраслевых налоговых льгот.
Стоимость бухгалтерского аутсорсинга
Стоимость бухгалтерского аутсорсинга в 2025 году зависит от системы налогообложения, количества операций и сферы бизнеса. В среднем услуги стоят от 5 000 до 15 000 ₽ в месяц для ИП на УСН. Для ООО на ОСНО цена может доходить от 20 000 до 50 000 ₽ и выше.
Как определяют стоимость:
- Объём операций. Чем больше документов и платежей нужно обработать, тем дороже будут услуги.
- Сфера деятельности. Узкоспециализированный бизнес требует большего внимания, поэтому цена выше. Стоимость увеличивается, если в компании есть сотрудники.
- Набор услуг. Полное сопровождение с банками, консультациями и отчётностью обойдётся дороже, чем простое ведение книги учёта доходов и расходов.
Как найти лучшую аутсорсинговую компанию
Масштаб компании
Чем крупнее аутсорсер, тем строже у него отбор специалистов. Это значит, что вероятность работать с настоящими профессионалами выше.
Опыт и репутация
Если компания давно на рынке, у неё много практики и отлаженные процессы. Такие фирмы дорожат клиентами, повышают качество сервиса и удерживают сильных специалистов.
Отраслевой опыт
У каждой сферы бизнеса свои особенности учёта и налогов. Бухгалтерия IT-компании сильно отличается от магазина или строительной фирмы. Смотрите список клиентов на сайте аутсорсера или спросите напрямую, есть ли у него опыт работы в вашей отрасли.
Прозрачный регламент
Регламент работы должен быть чётко прописан. Понятная схема взаимодействия особенно важна для бухгалтерских и юридических услуг.
Защита данных
У надёжной компании есть сертификаты информационной безопасности. Базы клиентов хранятся в защищённых дата-центрах, что снижает риски утечек и атак.
Страхование ответственности
У аутсорсера должен быть полис страхования. В случае ошибки убытки компании компенсируются за счёт страховки.
Автоматизация
Современные сервисы и программы помогают снизить количество ошибок. Чем выше автоматизация процессов, тем меньше зависимость от человеческого фактора.
Как бизнесу контролировать ведение бухгалтерского учёта сторонней организацией
Чтобы избежать ошибок и рисков при передаче бухгалтерии на аутсорсинг, важно заранее выстроить систему контроля.
- Пропишите порядок работы в договоре. Зафиксируйте обязанности сторон, правила хранения документов, порядок доступа и ответственность за ошибки.
- Назначьте координатора внутри компании. Этот сотрудник будет связываться с аутсорсером, контролировать выполнение задач и оперативно решать вопросы.
- Обеспечьте прозрачность процессов. Организуйте удобные каналы связи (телефон, почта, сервисы ЭДО) и предоставьте удалённый доступ к бухгалтерской программе (например, 1С), чтобы видеть данные в реальном времени.
- Регулярно проверяйте работу. Проводите внутренние ревизии или привлекайте независимого эксперта хотя бы раз в год.
- Проверьте компанию до начала сотрудничества. Оцените репутацию, опыт специалистов и уточните, кто будет иметь доступ к вашим документам.
Итог: контроль при аутсорсинге строится на чётком договоре, назначении ответственного сотрудника, прозрачности процессов и регулярной проверке результатов.
Риски при ведении бухгалтерии на аутсорсе
У бухгалтерского аутсорсинга есть не только плюсы, но и риски. Их нужно учитывать заранее, чтобы сотрудничество было безопасным и удобным.
- Утечка информации. Аутсорсер получает доступ к документам компании. Среди них могут быть данные, относящиеся к коммерческой тайне. Чтобы защититься, важно подписать договор о конфиденциальности или отдельное соглашение.
- Медленная работа бухгалтера на аутсорсе. Иногда бухгалтер может не успеть обработать документы вовремя, особенно в отчётные периоды. Чтобы этого не произошло, заключите соглашение об уровне сервиса. В нём нужно прописать задачи, сроки и ответственность сторон.
- Игнорирование отраслевой специфики. Каждая компания работает по-своему, и это важно учитывать. Для большинства малого бизнеса учёт стандартный, но бывают нюансы. Обсудите их с аутсорсером до подписания договора.
- Неналаженный контакт и контроль. Аутсорсинг эффективен только при правильном взаимодействии: бухгалтер должен быть на связи, выполнять поручения в срок и фиксировать результаты работы. Контроль остаётся за руководителем компании.
Риски при ведении бухгалтерии на аутсорсе
У бухгалтерского аутсорсинга есть не только плюсы, но и риски. Их нужно учитывать заранее, чтобы сотрудничество было безопасным и удобным.
- Утечка информации. Аутсорсер получает доступ к документам компании. Среди них могут быть данные, относящиеся к коммерческой тайне. Чтобы защититься, важно подписать договор о конфиденциальности или отдельное соглашение.
- Медленная работа бухгалтера на аутсорсе. Иногда бухгалтер может не успеть обработать документы вовремя, особенно в отчётные периоды. Чтобы этого не произошло, заключите соглашение об уровне сервиса. В нём нужно прописать задачи, сроки и ответственность сторон.
- Игнорирование отраслевой специфики. Каждая компания работает по-своему, и это важно учитывать. Для большинства малого бизнеса учёт стандартный, но бывают нюансы. Обсудите их с аутсорсером до подписания договора.
- Слабое взаимодействие. Аутсорсинг эффективен только при правильном взаимодействии: бухгалтер должен быть на связи, выполнять поручения в срок и фиксировать результаты работы. Контроль остаётся за руководителем компании.