УПД вместо акта выполненных работ или услуг

Универсальный передаточный документ (УПД) совмещает функции счёта-фактуры и первичного учётного документа. В зависимости от операции УПД может заменить товарную накладную или акт приёмки-передачи. При агентских операциях УПД обычно оформляют как приложение к отчёту агента, а не вместо него.

По функционалу УПД шире акта выполненных работ или оказанных услуг. Акт подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг, но не содержит реквизитов счёта-фактуры. УПД позволяет одновременно подтвердить расходы в налоговом учёте и заявить НДС к вычету, в зависимости от статуса документа.

Документ подтверждает выполнение работ, оказание услуг или передачу имущества после его подписания сторонами. Для этого в УПД должны быть подписи ответственных лиц с указанием их должностей.

Законодательство позволяет оформлять УПД вместо акта выполненных работ или оказанных услуг. В документе указывают объём, содержание и стоимость работ или услуг. На основании УПД бухгалтерия принимает расходы к учёту, а единый документ упрощает документооборот.

УПД подходит для аренды, юридического сопровождения, клининга, маркетинговых и других услуг. В нём указывают период оказания услуг и их стоимость.

Документ также используют вместо акта приёма-передачи основных средств и оборудования. УПД подтверждает передачу имущества и служит основанием для его принятия к учёту.

В некоторых случаях УПД не заменяет акт. Например, отдельный документ может потребоваться при поэтапной сдаче сложных технологических объектов или если форма акта установлена условиями государственного контракта.

С 1 января 2026 года действуют новые форматы электронных первичных документов. Старые форматы ТОРГ-12 и актов больше нельзя использовать в формализованном виде для обмена через операторов ЭДО. Поэтому при электронном документообороте УПД становится основным документом для подтверждения передачи товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Изменения касаются только электронного документооборота. Бумажные акты и накладные сохраняют юридическую силу, поэтому компании по-прежнему могут оформлять их на бумаге, если такой способ согласован сторонами.

При обмене электронными документами используют актуальный формат УПД версии 5.03. Он содержит необходимые реквизиты для передачи сведений о маркировке и прослеживаемости товаров. Сервисы Точка Банка поддерживают работу с обновлённым форматом.

Компании также могут обмениваться неформализованными электронными документами. Однако такие файлы нельзя автоматически передать в налоговую по каналам связи в качестве формализованных документов. При необходимости их придётся представить в другом виде, например в виде заверенных копий или распечаток. Формализованный электронный УПД в формате XML позволяет передавать данные в установленном формате и упрощает взаимодействие с ФНС.

УПД со статусом 1 совмещает функции первичного документа и счёта-фактуры. Его используют, когда документ должен одновременно подтвердить хозяйственную операцию и служить основанием для вычета НДС при соблюдении установленных условий. Отдельно оформлять счёт-фактуру при этом не требуется. 

Документ со статусом 1 может служить основанием для вычета НДС при соблюдении требований налогового законодательства.

УПД со статусом 2 используют только как первичный документ. Он заменяет акт выполненных работ или оказанных услуг и подтверждает хозяйственную операцию и расходы. Если УПД не выполняет функции счёта-фактуры, выбирают статус 2, а реквизиты, предназначенные для расчёта НДС, не заполняют. 

УПД со статусом 2 подтверждает хозяйственную операцию и расходы, но сам по себе не является основанием для вычета НДС.

Организации и ИП, которые освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС, используют УПД со статусом 2. 

Перед переходом на УПД вместо акта проверьте условия договора с контрагентом. Если в нём предусмотрен только акт, стороны могут оформить дополнительное соглашение и закрепить возможность использования УПД.

Затем согласуйте с контрагентом порядок обмена документами: сроки отправки и подписания УПД, а также формат электронного документа. При электронном документообороте важно убедиться, что системы обеих сторон поддерживают актуальный формат.

После этого настройте ЭДО и учётную систему. Обновите шаблоны выгрузки и проверьте, что оператор ЭДО поддерживает необходимые форматы электронных документов. Точка Банк помогает настроить электронный документооборот и автоматизировать обмен документами с контрагентами.

Для признания расходов первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди них — наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, её натуральное и денежное измерение, а также должности и подписи ответственных лиц.

При оформлении УПД на работы и услуги важно подробно описать содержание операции. Наименование работы или услуги должно соответствовать предмету договора. Общих формулировок без конкретного описания недостаточно. В документе также указывают период, за который выполнены работы или оказаны услуги.

УПД подписывают лица, ответственные за оформление хозяйственной операции со стороны исполнителя и заказчика. Их полномочия могут подтверждаться приказом, доверенностью или иным документом, установленным организацией.

Если в УПД со статусом 1 обнаружена ошибка, оформляют исправленный УПД. Ошибки в первичном документе со статусом 2 исправляют в порядке, установленном для первичных документов. При электронном документообороте порядок аннулирования ошибочного документа зависит от правил оператора ЭДО и характера ошибки.

Акт выполненных работ или оказанных услуг можно оформить вместо УПД. Бумажный акт по-прежнему можно использовать в качестве первичного документа, если стороны выбрали такой способ документооборота. С 1 января 2026 года прекращено применение прежних форматов электронных актов и товарных накладных ТОРГ-12. Для формализованного электронного обмена используют новые форматы первичных документов, в том числе УПД. Поэтому при бумажном документообороте компания вправе оформить обычный акт.

При электронном документообороте стороны также могут обмениваться неформализованными электронными первичными документами, например актами в формате PDF. Если же для операции нужен формализованный электронный документ, используют УПД в актуальном формате 5.03. Он позволяет оформить документ о выполнении работ или оказании услуг и передать его через оператора ЭДО.

Иногда заказчик просит предоставить одновременно УПД и подробный акт с расшифровкой выполненных работ. Стороны вправе оформить оба документа, если это необходимо для детализации операции. При этом один и тот же факт выполнения работ или оказания услуг нельзя дважды отражать в бухгалтерском или налоговом учёте.

Ошибки при заполнении УПД могут привести к налоговым рискам. Если организация без обязанности платить НДС выделила налог в УПД со статусом 1, ей может потребоваться перечислить эту сумму в бюджет. Поэтому при выборе статуса и заполнении реквизитов важно учитывать налоговый статус продавца и содержание операции.

Пропуск обязательных реквизитов может помешать подтвердить хозяйственную операцию и учесть расходы. Особенно важно проверить наличие дат, подписей и сведений об ответственных лицах. Не каждая ошибка автоматически делает первичный документ недействительным. Важно, позволяет ли он идентифицировать хозяйственную операцию и её участников.

Наименование работ или услуг в УПД должно соответствовать содержанию операции и условиям договора. Формулировка должна быть достаточно конкретной, чтобы можно было определить, какие работы выполнены или какие услуги оказаны. При необходимости в документе также указывают период выполнения работ или оказания услуг.

Сроки оформления и подписания УПД важно согласовать с правилами бухгалтерского и налогового учёта. Дата отправки документа исполнителем и дата его подписания заказчиком могут различаться. Сама по себе эта разница не означает ошибку в периоде признания операции. Автоматизация документооборота помогает контролировать оформление и обмен УПД. Точка Банк предлагает сервис для работы с электронными документами.