Как подписать универсальный передаточный документ (УПД)

Поскольку УП формируется в формате XML — только в таком виде он имеет юридическую силу, — подписывать его с помощью факсимиле нельзя.

Законодательной обязанности ставить печать на УПД нет. Всё зависит от того, использует ли ваша компания печать в своей деятельности.

Когда желательно ставить подпись:

— если в уставе и учётной политике прописано, что вы работаете с печатью;

— если стороны сделки прописали обязательное условие использования печати;

— если товар получает представитель организации-покупателя.

Да, бухгалтер может подписывать УПД, но только при наличии специальных полномочий:

— на бумаге — обычный бухгалтер подписывает УПД по доверенности с обязательным указанием её номера и даты рядом с подписью, а главный бухгалтер — на основании приказа о назначении;

— в ЭДО — бухгалтер использует свою личную электронную подпись (УКЭП) и в обязательном порядке прикладывает машиночитаемую доверенность, оформленную директором.

Да, менеджер может подписывать УПД. Но для этого руководитель компании должен выдать сотруднику специальную доверенность или издать внутренний приказ об этих полномочиях.

Да, кладовщик может подписывать УПД, но только при наличии специальных полномочий: 

 — на бумаге — он подписывает Титул 2, подтверждая фактическую приёмку товара, по доверенности. В УПД кладовщик обязательно должен указывать номер уполномоченного документа и дату рядом с подписью;

 — в ЭДО — сотрудник использует свою личную электронную подпись (УКЭП физлица) и прикладывает МЧД, оформленную директором.

Да, водитель может подписывать универсальный передаточный документ, но только при наличии подтверждённых полномочий — доверенности или приказа руководителя. Полномочия зависят от того, чьи интересы он представляет:

 — со стороны продавца — ставит подпись в строках «10» и «13»;

 — со стороны покупателя — ставит подпись в строках «15» и «18».  

Необходимость получения специальной доверенности зависит от того, кто подписывает документ:

— если это директор или ИП — доверенность не нужна;

— если это любой другой сотрудник — доверенность обязательна. Также для ЭДО помимо УКЭП нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

Продавец и покупатель обязательно должны подписывать УПД, вне зависимости от того, какой статус имеет документ — «1» или «2».

Для УПД со статусом «1» срок выставления и подписания для продавца составляет пять календарных дней с момента отгрузки или оказания услуг.

УПД со статусом «2» необходимо составить строго в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её окончания

Поскольку приложение «Госключ» от ФНС выпускает УКЭП, то через него можно подписать УПД. Однако эта возможность зависит от вашего оператора ЭДО. Система должна иметь техническую интеграцию с «Госключом».

Если контрагент уклоняется от подписания УПД, сначала отправьте ему официальную претензию с требованием подписать документ или вернуть его с мотивированным отказом. Параллельно соберите косвенные доказательства факта сделки — транспортные накладные, акты сверки и переписку. Они помогут вам подтвердить факт отгрузки или оказания услуг и взыскать долг через суд, если контрагент продолжит игнорировать требование.

Неподписанный УПД не является надлежащим первичным документом. Поэтому налоговая не признает такие расходы и снимет вычет по НДС

Самостоятельно зачёркивать или редактировать уже подписанный УПД нельзя. Исправить ошибку может только продавец, аннулировав старый документ и выставив новый:

— исправленный УПД — если допущена ошибка в реквизитах, ставках НДС или номенклатуре. При этом первоначальный универсальный передаточный документ необходимо аннулировать;

— корректировочный УПД — если изменились стоимость или количество товаров или услуг.

В ЭДО покупатель может отправить продавцу «Сообщение об уточнении», чтобы инициировать этот процесс и попросить прислать верный документ.

Подписанный УПД обеими сторонами, то есть со статусом «1», выступает как первичный документ, который фиксирует начисление НДС. Если у документа указана функция «2», он подтверждает факт оказанной услуги.

Да, УПД считается основанием для вычета НДС, но только со статусом «1». Он заменяет собой счёт-фактуру и первичный документ — это даёт полное право на вычет НДС. 

УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ. Поэтому в случае необходимости вычета НДС, к нему нужно запрашивать отдельный счёт-фактуру.

УПД у индивидуального предпринимателя в бумажном формате подписывает сам ИП. В графе «Должность» он указывает «Индивидуальный предприниматель», а строку «Главный бухгалтер» не заполняет. 

Если документ подписывает представитель ИП, например наёмный бухгалтер или менеджер, ему обязательно нужна доверенность или машиночитаемая доверенность.