Расчёт и оплата больничного для сотрудника в 2026 году

Разберём, как в 2026 году рассчитывается больничный для сотрудника, от чего зависит сумма выплаты, какие документы нужны, а также в какие сроки перечисляют деньги. Отдельно покажем, как рассчитать пособие, и ответим на частые вопросы, которые на практике чаще всего возникают у бухгалтерии, кадровика и самого сотрудника.

Больничный лист, или листок нетрудоспособности, — это документ, который подтверждает, что сотрудник временно утратил трудоспособность по медицинским причинами и имеет право на пособие. 

С 1 января 2022 года листки нетрудоспособности в России оформляются только в электронном виде. Основанием для назначения пособия является именно электронный листок (ЭЛН), сформированный медицинской организацией и размещённый в системе СФР.

Больничный выдают застрахованным лицам, если есть временная нетрудоспособность. Это связано не только с болезнью или травмой самого сотрудника, но и с другими причинами, среди которых:

Право на пособие связано не просто с фактом болезни, а с участием человека в системе обязательного социального страхования.

Для назначения пособия важно, чтобы сотрудник относился к застрахованным лицам, а медицинская организация оформила ЭЛН в установленном порядке. 

Если речь идёт о штатном работнике, обычно достаточно, чтобы медицинская организация правильно оформила ЭЛН, и другие документы не требуются. После оформления данные автоматически поступают в систему, и их получают работодатель и СФР.

Для ИП действуют отдельные правила — получить пособие по временной нетрудоспособности за себя можно только при добровольном социальном страховании.

Срок больничного зависит от диагноза, состояния пациента и медицинских правил. На практике листок открывают на период, когда человек объективно не может работать, а затем продлевают или закрывают по решению врача. 

ЭЛН действует на тот период, который определил врач. Даты открытия и закрытия определяют количество календарных дней, за которые положено пособие. 

Если листок продлевался, в системе это отражается автоматически. Когда сотрудник выздоровел или завершён период нетрудоспособности, медицинская организация закрывает больничный и сведения поступают в систему.

Размер больничного напрямую связан с системой обязательного социального страхования. Именно поэтому при расчёте пособия учитывают заработок, на который начислялись страховые взносы, а максимальная сумма выплаты ограничена предельной базой по взносам за соответствующие годы. 

Для расчёта больничного в 2026 году берут заработок за 2024 и 2025 годы. Предельная база за 2024 год составляет 2 225 000 ₽, за 2025 год — 2 759 000 ₽. Это означает, что даже если сотрудник заработал больше, для расчёта пособия учтут не более этих лимитов.

При этом сами больничные страховыми взносами не облагаются. Освобождение действует и для пособия по временной нетрудоспособности, и для пособия по беременности. 

Сумма выплаты зависит от нескольких факторов:

На размер выплаты по больничному также влияют ограничения по МРОТ и по максимальной базе в зависимости от стажа.

Если страховой стаж менее 6 месяцев, пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ, установленный на год выплаты. 

– Калькулятор трудового и страхового стажа    

Основной документ для подтверждения стажа — трудовая книжка. Если её нет или записи в ней неполные либо неточные, можно подтвердить иным способом:

В некоторых случаях стаж подтверждают лицевые счета, а также некоторые другие документы от работодателя.

Если работник сначала вёл бумажную трудовую книжку, а затем перешёл на электронную, стаж подтверждают двумя документами:

Периоды после регистрации гражданина как застрахованного лица также подтверждаются сведениями персонифицированного учёта в СФР. 

В 2026 году минимальный средний дневной заработок для расчёта больничного — 890,73 ₽. Он рассчитывается из федерального МРОТ по формуле:

27 093 ₽ ×  24 ÷  730,

где: 27 093 ₽ — федеральный МРОТ в 2026 году, 24 — количество месяцев в двух расчётных годах, а 730 — количество календарных дней в расчётном периоде.

Если фактический средний заработок ниже минимального, пособие рассчитывают исходя из МРОТ.

Максимальный средний дневной заработок для учёта больничного в 2026 году — 6 827,40 ₽. Он рассчитывается из предельной базы за 2024 и 2025 годы:

(2 225 000 ₽ + 2 759 000 ₽) ÷  730.

Если пособие считают исходя из МРОТ за полный месяц, минимальная дневная сумма зависит от количества календарных дней в месяце.

В 2026 году для расчёта больничного берут доход сотрудника за 2024 и 2025 годы. Доход текущего года в расчёт не входит. Затем сумму заработка делят на 730 и умножают на коэффициент по стажу и на количество календарных дней болезни.

Формула для расчёта больничного пособия:

Средний дневной заработок ×  Процент оплаты по стажу ×  Количество календарных дней, когда сотрудник утратил трудоспособность.

Например, при доходе 1 800 000 ₽ за 2024–2025 годы средний дневной заработок составит 2 465,75 ₽. При страховом стаже 9 лет больничный оплачивается в размере 100%, поэтому за 10 календарных дней болезни сумма пособия составит 24 657,50 ₽.

Если заработок ниже минимума, берут расчёт из МРОТ. Если выше предельной базы, берут лимитированную сумму.

– Оплата больничного после увольнения    

Для больничного считают именно страховой стаж, а не общий трудовой стаж. Согласно ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ в него включаются следующие периоды:

В отдельных случаях для расчёта страхового стажа учитывают периоды трудовой деятельности на территории иностранного государства, гражданином которого человек был до получения гражданства РФ, если с этим государством есть договор о суммировании стажа.

На практике бухгалтер обычно определяет стаж на дату открытия больничного по документам работника и сведениям о его трудовой деятельности. Например, на дату открытия больничного у работника подтверждены следующие периоды:

Следовательно, страховой стаж на дату начала болезни составит 8 лет 2 месяца 11 дней. Это значит, больничный сотруднику оплачивается в размере 100% среднего заработка, даже если по трудовым договорам стаж менее восьми лет. 

Если документы о страховом стаже неполные или вызывают вопросы, безопаснее запросить дополнительные документы заранее, а не после назначения пособия.

Средний заработок для больничного — это сумма выплат за два календарных года, предшествующих году болезни, которую делят на 730. 

В 2026 году для расчёта среднего заработка учитывают выплаты за 2024 и 2025 годы. Учитываются только те выплаты, на которые начислялись страховые взносы. Если сотрудник менял работодателя, дополнительно учитывают выплаты с предыдущих мест работы.

При расчёте больничного по болезни необходимо учитывать три параметра:

Например, если сотрудник с заработком 1 200 000 ₽ за 2024–2025 годы болел 8 календарных дней в 2026 году, то размер выплаты по больничному будет зависеть от страхового стажа:

Из этой суммы удерживается НДФЛ по ставке, которая зависит от общей налоговой базы сотрудника. Для большинства работников — 13%, но при превышении установленных порогов по прогрессивной шкале НДФЛ применяются ставки 15, 18, 20 и 22%.

Расчёт больничного по МРОТ актуален только в случае, если фактический заработок сотрудника ниже МРОТ или страховой стаж меньше 6 месяцев. 

В 2026 году федеральный МРОТ — 27 093 ₽, соответственно минимальный средний дневной заработок составляет 890,73 ₽. Если заработок ниже минимума, больничный рассчитывают исходя из МРОТ.

Например, сотрудник за 2024–2025 годы заработал 500 000 ₽. Это меньше 650 232 ₽ — минимальной базы для расчёта больничного, которая получается умножением МРОТ 27 093 ₽ на 24 месяца. Поэтому пособие считают исходя из МРОТ. Если сотрудник болел 7 дней, расчёт будет таким:

Пособие по беременности и родам выплачивается СФР в размере 100% среднего заработка. Для работающих женщин стаж на процент оплаты не влияет, то есть шкала 60, 80 или 100% не применяется. Ограничение есть только для сотрудниц со стажем менее 6 месяцев — в этом случае пособие не может превышать МРОТ за полный календарный месяц.

Например, сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам на стандартный срок (140 дней), а её заработок за 2024–2025 годы составил 1 500 000 ₽. Пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа, поэтому сумма выплаты составит 287 670,60 ₽ с учётом среднего дневного заработка в размере 2 054,79 ₽. 

Если заработок за расчётный период окажется ниже МРОТ, пособие считают исходя из МРОТ. В 2026 году минимальная выплата за 140 дней составит 124 702 ₽, что получается умножением 140 дней на 890,73 ₽. Например, если сотрудница за 2024–2025 годы заработала 500 000 ₽, расчёт делают не из фактического заработка, а из МРОТ, потому что минимальная база за два года составляет 650 232 ₽.

Если заработок выше установленного предела, выплату ограничат максимальной суммой пособия, действующей в 2026 году, — 955 836 ₽.

Базовое правило оплаты больничного — работодатель оплачивает первые 3 календарных дня нетрудоспособности работника при его собственной болезни, а остальное сотруднику перечисляет СФР. Во всех других случаях, например по уходу за ребёнком или по беременности, пособие полностью выплачивает социальный фонд.

Если сотрудник отработал часть дня, а больничный открыт этой же датой вечером, то за этот день выплачивают зарплату по табелю, а пособие начинают считать со следующего дня. В этом случае три дня за счёт работодателя будут считаться со следующего дня после отработанной даты.

Работодатель оплачивает первые 3 дня больничного вместе с ближайшей выплатой зарплаты. 

СФР перечисляет пособие после получения необходимых сведений от работодателя. Как правило, на выплату требуется около 10 рабочих дней. Пособие перечисляют на банковский счёт сотрудника или иным способом, который указан в системе.

Согласно действующим правилам, работодатель не оформляет больничный лист сам и не запрашивает у сотрудника бумажный документ. 

Листок нетрудоспособности (ЭЛН) формирует медицинская организация в электронном виде, а сведения о нём поступают в систему СФР. Работодателю важно не выдать больничный, а правильно обработать сведения по уже открытому ЭЛН.

На практике участие работодателя сводится к нескольким действиям:

Обмен данными осуществляется через СЭДО — социальный электронный документооборот с СФР, к которому работодатели подключаются через операторов электронного документооборота.

Если для назначения пособия не хватает данных, СФР направляет работодателю запрос о предоставлении сведений. Обычно речь идёт о страховом стаже, условиях занятости и других деталях, влияющих на расчёт пособия.

Электронный листок нетрудоспособности закрывается медицинской организацией по завершении причины ухода на больничный, например при выздоровлении сотрудника. Работодателю не требуется отдельно закрывать больничный, так как сведения автоматически поступают в СФР.

Пособие рассчитывают окончательно после закрытия больничного.

Больничный по уходу за ребёнком оформляют тому члену семьи, который фактически ухаживает за ребёнком. Это может быть не только один из родителей, но и другой родственник, опекун или попечитель. По таким листкам пособие выплачивает СФР.

При расчёте выплаты по уходу за ребёнком учитывают возраст ребёнка.

В общем порядке по уходу за ребёнком до 7 лет оплачивают до 60 календарных дней в году, а по отдельным заболеваниям — до 90 дней. При уходе за ребёнком от 7 до 15 лет — до 15 дней по каждому случаю лечения, но не более 45 дней в году.