МЧД в ЕИС: как оформить машиночитаемую доверенность для закупок

— Машиночитаемая доверенность (МЧД): что это и как с ней работать

МЧД в ЕИС — это электронная доверенность, которую организация выдаёт сотруднику для работы в Единой информационной системе в сфере закупок и на связанных электронных площадках.

Она нужна, когда документы подписывает не руководитель, а представитель компании, например:

До 1 сентября 2024 года у сотрудников могли быть сертификаты электронной подписи с реквизитами организации, но по актуальным правилам сотрудник должен использовать электронную подпись физического лица, а связь с компанией подтверждается машиночитаемой доверенностью. 

В ЕИС доверенность оформляют на конкретного пользователя и указывают, что именно он может делать от имени компании. Например, одному сотруднику можно разрешить подавать заявки, другому — подписывать контракт, третьему — работать с документами о приёмке либо выдать все права одному человеку. 

Когда сотрудник выполняет действие в системе, ЕИС проверяет, есть ли у него такое право по доверенности. Если прав недостаточно, электронная система не позволяет сотруднику совершить действие.

Доверенность нужна представителям организации, которые совершают юридически значимые действия в закупках. Руководитель компании действует без доверенности, потому что его полномочия подтверждаются электронным профилем, а сотруднику нужно отдельное подтверждение.

Обычно МЧД оформляют на тех сотрудников, кто:

Если сотрудник только смотрит информацию, скачивает документы или готовит черновики без подписания, доверенность для работы в ЕИС может не потребоваться. Но как только действие влияет на права и обязанности организации, как правило, для него в ЕИС требуется машиночитаемая доверенность.

– Электронная подпись и МЧД в 2026 году: изменения и правила работы

В ЕИС доверенность формирует руководитель организации или пользователь, которому уже передали право выдавать полномочия другим сотрудникам, например администратор.

В закупках можно выстроить следующую схему:

Чтобы руководителю каждый раз не выдавать полномочия сотрудникам самостоятельно, необходимо назначить администратора и передать ему соответствующие права. Но при этом важно не выдавать слишком широкие полномочия — лучше дать сотруднику только те действия, которые реально нужны для работы.

— Как создать МЧД на сайте ФНС: пошаговая инструкция

Доверенность оформляют в личном кабинете ЕИС, но сначала необходимо добавить сотрудника в организацию через Госуслуги. Для этого зайдите в профиль организации на Госуслугах и в разделе «Сотрудники» добавьте человека, кликнув на кнопку «Добавить сотрудника».

Для добавления сотрудника необходимы ФИО, рабочая почта и СНИЛС. Почта должна быть активной, так как именно на почту сотрудник получит уведомление о добавлении в организацию. Если сотрудник был добавлен в организацию ранее, этот шаг можно пропустить и переходить сразу к следующему.

Далее необходимо добавить пользователя в систему ЕИС. Для этого в личном кабинете необходимо зайти в раздел «Администрирование» → «Пользователи»:

В разделе «Регистрация пользователя» необходимо найти сотрудника, которому выдаются права, и отредактировать права доступа, кликнув на соответствующее действие в меню.

Во всплывающем меню необходимо перейти во вкладку «Права доступа пользователя» и выбрать одну роль пользователя:

Затем выберите права пользователя из предложенного на экране списка.

МЧД необходима только для действий, отмеченных в списке синим кружком. Если у пункта нет кружка, например у пункта «Просмотр реестра доверенностей», работать с ним можно без доверенности, только по электронному доступу. 

В частности, для участия в торгах необходимо отметить, за что именно будет отвечать пользователь.

После выбора необходимых прав нажмите кнопку «Далее» внизу формы. Затем система предложит оформить доверенность.

Далее необходимо заполнить информацию о сотруднике — ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН и паспортные данные. Сканированная копия паспорта не требуется, достаточно только заполнить информацию.

Также на этом этапе необходимо выбрать срок действия МЧД. Например, можно указать срок действия до конца текущего года или любой другой по выбору. Для завершения процедуры необходимо кликнуть «Сохранить и подписать» и согласиться с размещением информации в ЕИС.

Доверенность можно скачать на компьютер на следующем этапе, но это необязательно делать, так как она хранится в реестре ЕИС и на связанных федеральных электронных площадках. 

В МЧД указывают данные доверителя, представителя и переданные полномочия. Для закупок недостаточно оформить обычную доверенность у нотариуса — система должна считать электронную доверенность автоматически, поэтому данные заполняются в структурированном виде строго в установленном порядке.

В машиночитаемой доверенности есть:

Если сотрудник участвует в одном проекте, доверенность можно оформить на период процедуры и исполнения контракта или при необходимости отозвать её в личном кабинете ЕИС.

Права зависят от роли организации в закупках — поставщик, заказчик, уполномоченный орган, специализированная организация или другая роль.

В зависимости от задачи сотруднику можно передать права:

Не все права требуют доверенности, так как часть доступов фиксируется только в ЕИС. Но если действие юридически значимое, система обычно показывает, что для него нужна МЧД, — при добавлении пользователя в ЕИС такие действия отмечены синим кружком.

Главное правило — не выдавать сотруднику больше полномочий, чем требуется. Например, специалисту по подаче заявок может быть не нужен доступ к администрированию пользователей, а бухгалтеру для приёмочных документов не нужны полные права на участие в аукционах.

Доверенность, оформленную в ЕИС, используют только для работы в закупках и на федеральных электронных площадках. Она не подходит для других сценариев, в том числе для коммерческих торгов.

На практике это значит, что МЧД, оформленная через ЕИС, не подходит для всех сервисов. Если сотрудник сдаёт отчётность и подписывает документы в ЭДО, могут потребоваться другие доверенности, а также подключение к оператору ЭДО.

После оформления сотрудник заходит в личный кабинет ЕИС или на электронную площадку со своей электронной подписью физического лица. При подписании система проверяет, есть ли у него право выполнить действие от имени организации.

Если всё настроено правильно, доверенность подтягивается автоматически, то есть подгружать доверенность вручную не требуется. Но при подписании документов на электронной площадке система может попросить выбрать доверенность, указать её номер или дополнительно проверить сведения. Такое бывает, например, если у сотрудника несколько доверенностей, данные недавно изменились или площадка ещё не получила их из ЕИС.

После создания МЧД или перед важной закупкой лучше провести проверку заранее — зайти под учётной записью сотрудника, убедиться, что он видит нужные разделы, может выбрать организацию, имеет нужные права и система не требует дополнительных настроек.

Есть ли доверенность у пользователя и какие действия ему разрешены, можно проверить в личном кабинете ЕИС. Для этого руководитель организации или администратор должен зайти в раздел «Администрирование» – «Пользователи» и выбрать «Права доступа пользователя» у нужного сотрудника.

В карточке пользователя видно, какие полномочия выданы сотруднику, нужна ли для них МЧД, действует ли доверенность и на какой срок она оформлена.

— Проверка машиночитаемой доверенности (МЧД)

МЧД в ЕИС нужно отозвать, если сотрудник уволился, сменил должность или больше не работает с закупками по другой причине.

Для отзыва МЧД необходимо найти пользователя и зайти в «Права доступа пользователя». У прав, на которые оформлена доверенность, появится синяя точка — нажмите на неё, чтобы открыть форму заявления на отзыв. Необходимо в свободной форме указать причину отзыва и подписать заявление электронной подписью.

Отозвать МЧД также необходимо в случаях, если у сотрудника расширились права, — изменить их в уже выданной доверенности нельзя, можно только отозвать старую и выдать новую. В этом случае после отзыва старой МЧД выпускается новая доверенность по стандартной процедуре. 

Главная ошибка — путать МЧД в ЕИС с другими видами доверенностей для сотрудников. 

МЧД в ЕИС — это машиночитаемая доверенность, оформленная именно в системе закупок. Для работы в ЕИС и на федеральных электронных площадках по закупкам доверенность нужно сформировать именно в системе ЕИС. Доверенности из других систем не подойдут для работы в системе госзакупок, и наоброт, МЧД из ЕИС не заменяет другие доверенности для сотрудников.

Помимо этого, компании иногда допускают и другие ошибки:

Ещё одна ошибка — не проверить работу на электронной площадке до участия в закупке. При наличии проблем можно не успеть их устранить в день проведения торгов, поэтому доступы необходимо не только настроить заранее, но и проверить.

В ЕИС полномочия пользователя проверяются автоматически, поэтому если у сотрудника нет действующей МЧД или в доверенности не указано нужное действие, система не даст подписать документ или выполнить операцию от имени организации.

Все действия сотрудника, выполненные по действующей МЧД, считаются действиями организации. Если представитель подал заявку, подписал контракт, направил ценовое предложение или разместил документ о приёмке в пределах выданных полномочий, такие действия имеют юридическую силу для компании. 

Ошибка сотрудника может привести к обязательствам по контракту, потере обеспечения, спору с заказчиком или другим последствиям для организации. Поэтому перед выдачей доверенности стоит проверить не только срок её действия, но и конкретный перечень полномочий. Дополнительно необходимо проинструктировать сотрудника о работе в системе госзакупок и внутреннем регламенте компании.