Управление складами для продавца — как контролировать остатки и движение товаров

Управление складами — это контроль над тем, как товар хранится и перемещается от продавца к покупателю. Осуществляется он через основные складские операции: 

Для этого часто используют два типа систем. 

Если не контролировать работу склада, это приводит к следующим ошибкам:

Товар не вовремя заканчивается. Если не отслеживать остатки на складе, легко упустить момент для новой поставки. Тогда карточка с нулевым остатком опустится в выдаче, и чтобы восстановить её позиции, вам придётся потратить дополнительные деньги на продвижение.

На складе появляются излишки. За каждый день, пока товар лежит на складе маркетплейса, нужно платить. В итоге деньги заморожены в остатках, не работают в обороте, а сверху вы платите за то, что товары просто лежат.

Товары неравномерно распределяются по складам. Если товар заказали в Новосибирск, а он лежит на складе в Москве, то за логистику придётся дорого заплатить. Такие расходы сильно снижают маржу, поэтому распределяйте поставки грамотно по разным регионам.

Возвраты не фиксируются в учёте. После возврата товар заново проходит приёмку, проверку и размещение. Все эти перемещения нужно фиксировать в складском учёте, иначе данные об остатках разойдутся с реальностью. Впоследствии, если товара не окажется на складе в момент заказа, продавцу придётся его отменить, а это грозит штрафами или снижением рейтинга магазина на платформе. 

—Учёт продаж на маркетплейсах

Кто будет выполнять складские операции, зависит от модели работы. Так, при FBO доставкой и хранением занимается маркетплейс, а при FBS — продавец. Но в обоих случаях складские операции одни и те же:

— Что такое фулфилмент для маркетплейсов: критерии выбора, плюсы и минусы

Приёмка поставок. Товар проверяют по количеству и качеству, фиксируют в складской системе, маркируют штрихкодом, измеряют и взвешивают. Вес и габариты влияют на стоимость логистики, поэтому тарифы на маркетплейсах считаются с учётом этих параметров.

По FBO приёмку проводят сотрудники склада маркетплейса, продавцу нужно только правильно упаковать и промаркировать товар до отправки. 

По FBS приёмка полностью на стороне продавца, и ему нужно сразу после поступления товара на склад обновлять данные в системе.

— Как оформить поставку на склад Яндекс Маркета

— Как оформить поставку на склад Wildberries

— Как оформить поставку на склад Ozon

Размещение и хранение. После приёмки каждый товар получает адрес на складе: номер стеллажа, полки, ячейки. Так его легко найти для учёта или отгрузки.

По FBO товар размещается на складе маркетплейса, поэтому чем дольше он лежит без продаж, тем выше расходы на хранение. Продавцу важно следить за продажами и вовремя выводить неликвидные товары из оборота, чтобы не уйти в минус.

По FBS продавцу стоит обратить особое внимание на адресное хранение. Обозначьте зоны и фиксируйте точное местонахождение каждого товара в таблице или системе учёта — это сильно сократит время сборки.

Комплектация и упаковка. Сотрудник собирает заказ и упаковывает его для отгрузки. Упаковка должна соответствовать требованиям маркетплейса: у каждой площадки свои стандарты, нарушение грозит штрафами при приёмке.

По FBO комплектацией и упаковкой занимается маркетплейс. 

По FBS — продавец. Чтобы ускорить процесс, заранее подготовьте шаблоны упаковки для разных категорий товаров и разделите зоны сборки и упаковки на складе.

Отгрузка. Поставщик передаёт заказ в пункт приёма маркетплейса или сортировочный центр в установленный срок. Складской учёт фиксирует каждую отгрузку и обновляет остатки.

По FBO отгрузку организует маркетплейс, продавцу нужно только вовремя пополнять запасы на складе площадки. 

По FBS каждую отгрузку организует продавец, поэтому стоит настроить уведомления о новых заказах, чтобы не пропускать срок отправки.

Контроль и инвентаризация остатков. В системе всегда должны быть актуальные данные: что отгрузили, что заказали, что вернули и что находится в пути. Каждое движение товара фиксируют отдельной операцией. 

Для проверки остатков есть три подхода: полная инвентаризация раз в квартал или год, выборочная проверка позиций и циклический подсчёт — например просмотр 10% товаров каждую неделю.

По FBO данные об остатках частично ведёт маркетплейс, но важно сверять их со своей системой — бывают расхождения. 

По FBS весь контроль остатков на стороне продавца. Если подключить систему учёта к маркетплейсам, тогда остатки обновляются автоматически и данные по всем площадкам находятся  в одном месте.

Подробнее в статьях Как управлять остатками на складе Ozon: FBS и FBO и Управление остатками товаров на складах Wildberries.

На старте, когда ассортимент небольшой, может хватать таблицы с ручной фиксацией приходов, расходов и остатков. Но с ростом бизнеса стоит перейти на товароучётные программы с интеграцией к площадкам. Они получают данные о заказах и продажах на маркетплейсах через API. Вот как подготовиться к автоматизации:

— Проведите инвентаризацию и зафиксируйте актуальные остатки на всех складах и площадках.

— Промаркируйте все товарные позиции штрихкодами до начала работы в системе. Если пропустить этот шаг, последуют ошибки при сборке заказов. Например, покупатель заказал красную футболку, а получил синюю.

— Определите точку, когда количество товаров приближается к минимальному остатку и нужно оформлять заявку на новую поставку.

— Настройте права доступа для сотрудников: каждый работник должен работать под своим логином, чтобы была возможность отследить, кто и когда совершил ту или иную операцию.

— Маркировка товаров на WB

— Маркировка товаров на Ozon

Даже опытные продавцы допускают ошибки, которые стоят им денег и репутации:

Расхождение остатков между складом и маркетплейсом. Если данные обновляются с задержкой, то товар продолжает продаваться, хотя его нет в наличии. Это особенно критично при работе сразу на нескольких маркетплейсах. 

Отсутствие учёта возвратов. Товар, который вернули, нередко не фиксируется на складе и выпадает из системы. Со временем это приводит к расхождениям между данными в системе и фактическими остатками. 

Пересорт при комплектации заказов. Когда похожие товары хранятся рядом без маркировки, сотрудники ошибаются при сборке.

Торговля без аналитики товаров. Программа складского учёта показывает не только остатки, но и то, сколько денег заморожено в товаре. Часть позиций может не приносить прибыли или работать в убыток из-за высоких комиссий и логистики.

Нерегулярные инвентаризации. Если периодически не сверять расхождения, в какой-то момент складской учёт перестаёт отражать реальное количество товаров и их статусы.

Обновление остатков, формирование отчётов и напоминания о том, что пора сделать отправку, можно автоматизировать через специальные сервисы. 

Во-первых, они работают быстро — операции будут фиксироваться мгновенно.

Во-вторых, у вас будет аналитика. Вы сможете планировать закупки и управлять ассортиментом осознанно.

В-третьих, больше контроля. Система фиксирует, кто и когда принял, переместил или отгрузил товар. Это лучше видеонаблюдения.

В-четвёртых, это шанс масштабироваться. Программное обеспечение справляется с ростом ассортимента и объёма заказов без увеличения затрат на персонал.

Для всех этих целей подходит Единый кабинет селлера от Точка Банк. Особенно если вы работаете на нескольких маркетплейсах и торгуете со своего склада. Сервис будет автоматически синхронизировать остатки между разными площадками, предупреждать о продажах на нулевой остаток и помогать избежать пересорта. Есть бесплатный пробный период на пять дней.

WMS можно подключать как при работе по FBO, так и по FBS. Это программа, которая  фиксирует, где лежит товар, сколько его осталось и в каком состоянии. Когда приходит заказ, WMS указывает сотруднику, куда идти и что взять. Все данные хранятся в одном месте и обновляются в режиме реального времени, поэтому остатки на маркетплейсе совпадают с тем, что есть на складе.

Вот по каким признакам можно понять, что WMS нужен:

Для небольших магазинов WMS избыточна. В этом случае достаточно товароучётного сервиса с интеграцией к маркетплейсам. Но когда бизнес растёт и простых инструментов перестаёт хватать, стоит перейти на WMS, чтобы не терять деньги на ошибках. 

Лучше всего, когда контроль автоматический. Тогда данные с маркетплейсов мгновенно передаются в систему склада, а продавец всегда видит, что происходит с его товарами. Кроме того, появляется аналитика, которая позволяет делать более точные поставки. 

Чтобы движение товаров не выходило из-под контроля:

Когда наладите эти процессы, получите полный контроль над товарными потоками. Грамотный складской учёт — это не дополнительная нагрузка, а инструмент для роста и прибыли.