В этом материале Точка Банк подробно разберёт, как правильно оформлять и составлять документы в соответствии с правилами документооборота. Вы узнаете, какие требования устанавливают ГОСТы и законодательство, а также как выстроен процесс работы с документами в системе ЭДО.
Коротко
Документооборот — это система создания, обработки и хранения документов в компании. Он обеспечивает порядок в работе, юридическую защиту и соблюдение требований законодательства. Документы могут быть внутренними и внешними, а также бумажными или электронными. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет обмен, снижает ошибки и придаёт документам юридическую силу с помощью электронной подписи.
Документооборот — это система создания, обработки и хранения документов в компании. Он обеспечивает порядок в работе, юридическую защиту и соблюдение требований законодательства. Документы могут быть внутренними и внешними, а также бумажными или электронными. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет обмен, снижает ошибки и придаёт документам юридическую силу с помощью электронной подписи.
Для чего нужен документооборот в компании
Документооборот — это система движения, обработки и хранения документов в организации. Процесс начинается с создания или получения документа и включает его рассмотрение, согласование, утверждение и подписание. Завершающий этап — передача в архив или уничтожение в соответствии с установленными сроками хранения.
Документооборот необходим любой компании, потому что он:
- Поддерживает рабочие процессы — от стратегических управленческих решений до повседневных административных задач.
- Обеспечивает юридическую защиту — при корректном оформлении документы подтверждают сделки, решения и действия компании перед контрагентами, судами и контролирующими органами.
- Позволяет систематизировать информацию — упрощает поиск, хранение и передачу данных внутри компании.
- Помогает соблюдать требования законодательства — в части оформления, учёта и хранения документов.
В зависимости от направления движения выделяют:
- Внутренний документооборот — обмен документами между сотрудниками и подразделениями внутри компании.
- Внешний документооборот — взаимодействие с контрагентами, государственными органами, банками и клиентами.
Включает входящие и исходящие документы.
По способу передачи и хранения документооборот бывает:
- Бумажный — документы оформляются на бумаге и передаются почтой, через курьеров или иными способами.
- Электронный — осуществляется через системы электронного документооборота (ЭДО).
Такой формат позволяет быстрее обмениваться документами, снижает риск ошибок и обеспечивает юридическую значимость при использовании электронной подписи.
Правила оформления и заполнения документов
Основные правила оформления и заполнения документов в системе электронного документооборота (ЭДО) устанавливаются законодательством РФ, требованиями ФНС и внутренними регламентами компании. Ниже — ключевые моменты, которые важно учитывать на практике.
1. Форматы документов. В ЭДО используются два типа документов:
- Формализованные — оформляются строго по утверждённым форматам ФНС. К ним относятся УПД и счёт-фактура. Такие документы могут автоматически передаваться в налоговые органы.
- Неформализованные — создаются в произвольных форматах (PDF, DOCX, JPG и др.) и не имеют утверждённого формата ФНС. Это, например, договоры, допсоглашения и служебная переписка.
2. Обязательные реквизиты. Электронный документ должен содержать тот же набор реквизитов, что и бумажный. В частности:
- наименование документа и дата его составления;
- данные организации-составителя;
- описание хозяйственной операции — суть сделки или услуги;
- количественные или денежные показатели;
- должности и ФИО ответственных лиц;
- электронные подписи участников.
3. Требования к подписанию. Для придания документам юридической силы применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Документ считается действительным, если:
- подпись принадлежит указанному подписанту;
- сертификат ЭП актуален на момент подписания.
При обмене договорами, актами и другими двусторонними документами стороны подписывают их последовательно в системе ЭДО.
4. Порядок заполнения и передачи. Работа с документами в ЭДО обычно включает несколько этапов:
- Создание — документ формируется в учётной системе, например в 1С, или в интерфейсе оператора ЭДО.
- Заполнение — при оформлении УПД важно корректно указать статус (со счётом-фактурой или без), а также данные по маркировке и прослеживаемым товарам, если это требуется.
- Передача — формализованные документы отправляются через аккредитованного оператора ЭДО.
- Регистрация — входящие документы фиксируются в системе в день получения.
5. Согласование с контрагентом. Перед началом электронного обмена документами рекомендуется:
- заключить соглашение об использовании ЭДО или включить соответствующее условие в основной договор;
- согласовать перечень документов и форматы, которыми стороны будут обмениваться.
Такой подход позволяет избежать технических и юридических ошибок при работе с ЭДО.
Требования ГОСТа к документам
Требования ГОСТа к электронным документам в системе ЭДО направлены на обеспечение их юридической значимости, сохранности и возможности долгосрочного хранения. В основе:
- обязательное использование квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- применение стандартизированных форматов, в первую очередь XML;
- наличие обязательных реквизитов: дата, номер, сведения о сторонах;
- поддержка машиночитаемых доверенностей.
Электронные документы должны быть доступны для поиска, просмотра и проверки подлинности подписи на протяжении всего срока хранения.
Основные стандарты и требования к ЭДО:
- ГОСТ Р 53898-2013 — устанавливает требования к электронным сообщениям, их формату, составу и взаимодействию систем электронного документооборота.
- ГОСТ Р 7.0.95-2015 — определяет общие принципы работы с электронными документами.
- ГОСТ Р 59999-2025 — вводит требования к эталонной модели цифрового документооборота.
Ключевые требования:
- Форматы документов. Рекомендуется использовать открытые и машиночитаемые форматы. Для юридически значимых документов обязательны форматы, утверждённые ФНС, как правило, XML.
- Реквизиты. Электронный документ должен содержать те же обязательные данные, что и бумажный: наименование, дату, номер, сведения о сторонах и подписи.
- Подпись. Для придания юридической силы используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- Целостность и контроль. Система ЭДО должна защищать документы от изменений, фиксировать историю версий и отслеживать статусы обработки.
Такой подход обеспечивает юридическую силу электронных документов и их надёжное использование в бизнес-процессах.
Нормативное регулирование составления документов
Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»: основной документ, который устанавливает виды электронных подписей (ЭП) и условия, при которых электронный документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью.
Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и регламентирует требования к их содержанию и подписанию.
Оформление документов в ЭДО
В системе ЭДО многие данные заполняются автоматически. Реквизиты компании и контрагентов подставляются сами. Номер документа формируется автоматически. Система также считает цену и итоговую сумму. Это помогает избежать ошибок.
Документ можно сразу отправить контрагенту. Его можно выгрузить в Excel или PDF. Все документы сохраняются в системе. Их можно найти в любое время.
Документы подписываются электронной подписью. Подпись ставят обе стороны. После этого документ имеет юридическую силу, как бумажный.
Шаг 1. Перейдите в Документооборот. Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем
Шаг 2. Выберите нужный тип документа, например УПД. Также можно оформить счёт на оплату, акт, счёт-фактуру, договор и другие документы по готовым шаблонам.
В конструкторе документа достаточно указать ИНН контрагента и его платёжные реквизиты. Остальные данные система подтянет автоматически из ЕГРЮЛ.
Номер и дата документа формируются автоматически. Ваш расчётный счёт также проставляется без ручного ввода. При необходимости любое поле можно изменить.
Вы можете загрузить печать, факсимиле подписи и логотип. Сервис сохранит их и будет автоматически добавлять в новые документы.
Если нужно оформить счёт, акт, накладную, счёт-фактуру или УПД на основе ранее созданного документа, можно связать их между собой. Для этого нажмите «Создать на основе другого документа».
В этом случае реквизиты контрагента подтянутся автоматически. Если вы создаёте закрывающий документ, товарные позиции также перенесутся. В новом документе будут отображаться связанные формы.
Порядок обработки документов
Порядок обработки документов в системе электронного документооборота (ЭДО) — это последовательность действий от получения или создания документа до его хранения.
Ключевые этапы:
- Настройка — подключение к ЭДО, получение КЭП, настройка обмена и работа с контрагентами.
- Получение или создание — поступление или формирование документа в системе.
- Проверка — контроль реквизитов, содержания и полномочий подписанта.
- Согласование — внутреннее утверждение документа.
- Подписание — подписание КЭП, придающее юридическую силу.
- Отправка — передача документа контрагенту через оператора ЭДО.
- Хранение — сохранение в системе или архиве для последующего использования и предоставления в контролирующие органы.
Процесс автоматизирован в системах ЭДО и обеспечивает контроль статусов, снижение ошибок и ускорение документооборота.