Что такое бюджетирование и зачем оно нужно
Бюджетирование — это финансовое планирование, которое помогает бизнесу распределять деньги и управлять расходами. Первым делом рассчитывают, сколько денег нужно на обязательные расходы:
- закупку партии товара, её хранение и доставку;
- аренду офиса или склада;
- выплату зарплаты;
- уплату налогов;
- другие расходы.
Вторым шагом определяют, какой доход принесёт бизнес, сколько денег можно отложить на будущие проекты, а сколько — вложить обратно в дело.
Сперва на бюджетирование нужно выделить достаточное количество времени. Но если однажды удалось распределить все доходы и расходы, процесс становится понятнее и проще.
В чём плюсы бюджетирования для бизнеса
Грамотное составление бюджета приносит бизнесу много преимуществ:
Возможности для анализа. Формирование списка доходов и расходов помогает увидеть слабые места в бизнесе и скорректировать процессы. Например, по итоговым цифрам можно заметить, что компания закупает товары по завышенным ценам или платит за услуги, которыми не пользуется.
Перераспределение приоритетов. Предприниматель может выделить самые прибыльные направления в бизнесе. Например, если ИП занимается доставкой цветов и воздушных шаров, он может оценить, какую прибыль приносят оба направления, а затем увеличить долю в продажах более выгодного из них.
Снижение риска кассовых разрывов. Если у предпринимателя заранее распределён бюджет, у него всегда есть сбережения на налоги, зарплату или аренду офиса. Ему не придётся искать деньги на платежи в последний момент.
Принятие взвешенных решений. У бизнеса, в котором налажено бюджетирование, есть статистика предыдущих платежей — ей можно пользоваться при заключении новых сделок. Например, ИП выбирает логистическую компанию для доставки товара и сравнивает расценки на услуги со своими транспортными расходами за предыдущие месяцы.
По опыту общения с предпринимателями вижу, что компании часто обходятся без планирования бюджета. Они могут записывать расходы в блокноте или вообще держать цифры в голове. Так управлять деньгами сложно даже в небольшой компании, а по мере развития бизнеса становится просто невозможно.
Чтобы успешно развиваться и расти выше ожиданий, нужно систематизировать расходы, планировать движение денег и ставить долгосрочные цели. Все эти задачи помогает решить бюджетирование.
Как составить бюджет расходов: пошаговая инструкция
Распределить поступления бизнеса по направлениям трат можно в пять шагов:
Шаг 1. Спрогнозируйте продажи
Просчитайте, сколько примерно товаров или услуг вы сможете продать в течение месяца, квартала, года. Составьте несколько прогнозов: оптимистичный и консервативный.
Шаг 2. Определите бюджет основных работ
Посчитайте, сколько нужно тратить, чтобы создавать товар или оказывать услуги. Например, сколько сырья нужно закупать каждый месяц или сколько платить работникам. То есть нужно определить расходы, без которых вы не сможете работать.
Шаг 3. Заложите резерв
Определите, какой запас денег у вас должен быть, чтобы вы смогли работать бесперебойно даже при внештатной ситуации в течение месяца или двух.
Шаг 4. Составьте смету дополнительных расходов
Посчитайте, сколько денег вам нужно на маркетинг, ведение бухгалтерии, банковское обслуживание — все те расходы, которые не связаны с основным производством напрямую.
Шаг 5. Составьте итоговый бюджет
Совместите доходы и расходы. Определите месяцы, в которых будут оставаться лишние деньги, и месяцы просадки, к которым нужно заранее подготовиться.
Какие инструменты помогают планировать расходы бизнеса
Есть полезные сервисы и инструменты, которые помогают бизнесу вести бюджет. Расскажем об основных в таблице.
| Инструмент | Для кого подходит | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| Электронные таблицы | Компания или ИП на старте | ✔ Бесплатно ✔ Легко и гибко настраивается под любой бизнес | ✔ Формулы настраиваются вручную, поэтому можно ошибиться |
| Онлайн-сервисы управленческого учёта | Малый и средний бизнес | ✔ Автоматический сбор данных ✔ Глубокая аналитика ✔ Интеграция с банками | ✔ Платно ✔ Требует времени на настройку |
| Банковские сервисы | Любые компании или ИП | ✔ Работа из интернет‑банка ✔ Простая и понятная настройка | ✔ Только для клиентов конкретного банка |
| Бухгалтерское ПО | Компании и ИП с бухгалтером в штате | ✔ Автоматизация учёта ✔ Подготовка отчётности для ФНС | ✔ Платно ✔ Сложный интерфейс ✔ Многие операции понятны только бухгалтеру |
Как сделать планирование расходов простым: четыре совета предпринимателю
Вот что можно сделать, чтобы бюджетирование приносило пользу и не отнимало много времени.
1. Используйте сервисы для распределения денег
Есть инструменты, которые автоматически распределяют все поступления по разным категориям расходов. С ними не нужно считать, сколько денег отложить на ту или иную цель. Сервис сам распределит нужную сумму или процент от поступлений в отдельный кошелёк.
Один из таких инструментов — это сервис «Фонды» от Точка Банк. Как он работает, разберём на примере.
Представим, что в месяц ИП получает на расчётный счёт 500 000 ₽. Он подключил сервис «Фонды», и с каждого поступления деньги распределяются так:
| Фонд | Процент | Отчисления |
|---|---|---|
| Налоги | 6% по УСН «Доходы» | 30 000 ₽ |
| Аренда помещения | 15% | 75 000 ₽ |
| Закупка товара | 25% | 125 000 ₽ |
| Резерв | 20% | 100 000 ₽ |
| Расходники для офиса | 5% | 25 000 ₽ |
Итого сервис распределит по фондам 355 000 ₽. Ещё 145 000 ₽ останется на расчётном счёте — эту сумму ИП может использовать на любые цели. Например, вложить в рекламу, заказать новый сайт или потратить на что-то ещё.
Использовать сервис «Фонды» могут как ИП, так и организации. Но он особенно полезен начинающим предпринимателям, которые только учатся планировать траты. Сервисом уже пользуются 100 000 клиентов Точка Банка. Ниже — три истории предпринимателей, которым «Фонды» помогли решить конкретные задачи в бизнесе.
Сергей занимается ремонтом квартир, сервис помогает ему не тратить лишнее:
«С помощью «Фондов» стало проще контролировать расходы. Я перестал тратить на закупку материалов больше, чем заработал. Стало удобнее откладывать деньги на постоянные затраты: аренду, зарплату, налоги. Раньше у меня было для этого несколько счетов, да ещё и в разных банках. А сейчас просто несколько бесплатных «ячеек» — фондов в Точка Банке».
Артур владеет автошколой, сервис помогает ему вовремя платить по счетам:
«Пользуюсь сервисом недавно, но уже ощущаю его пользу. Первое впечатление — нет сложных алгоритмов. Ставишь одну настройку, и всё автоматически откладывается, когда нужно — списывается. Раньше были ситуации, когда из-за непредвиденных расходов не хватало денег на оплату счетов. С фондами все процессы стали автоматизированными и не импульсивными».
У Марии свой магазин одежды, сервис помогает ей распределять деньги:
«В бизнесе я всегда разделяю деньги на свои и не свои. Свои я могу потратить на себя, а не свои — только на дело. Когда на счёт постоянно приходят деньги, мне сложно понять, в какую копилку их откладывать. Сервис «Фонды» помог разложить всё по полочкам. Теперь деньги автоматически копятся и распределяются так, как мне нужно».
2. Сравнивайте плановые и фактические расходы
Каждый месяц следите за тем, насколько ваши фактические расходы отклоняются от плановых. Так вы вовремя увидите проблему в бизнесе и поймёте, какие статьи расходов для вас самые непредсказуемые. Со временем вы найдёте способ, как ими управлять.
Чтобы сравнить данные, нужно:
- Установить план.
- Собрать фактические суммы расходов в конце месяца.
- Найти отклонение.
- Если разница больше 10% — сократить или перераспределить расходы или скорректировать план.
3. Ищите подходящие варианты финансирования
Если вам нужны деньги на развитие, посчитайте, что выгоднее — изъять их из оборота или воспользоваться внешним финансированием, например взять кредит в банке.
На первый взгляд кажется, что платить проценты невыгодно в любом случае, но иногда кредит увеличивает обороты в разы. А если удачно подобрать формат кредитования, переплата будет небольшой и компенсируется полноценной работой компании.
Если нужны деньги на развитие, но не хочется забирать их из оборота — изучите варианты кредитования от Точка Банк. Также не забывайте и про другие источники финансирования:
- инвестиции;
- краудфандинг.
4. Вовремя платите по счетам
Начинающий предприниматель может случайно пропустить дату платежа. Так бывает, когда в один день надо платить налоги, в другой — аренду, в третий — зарплату. Но за просрочку можно получить штраф, поэтому лучше, когда деньги автоматически отправляются на нужные счета.
Клиенты Точка Банка могут подключить услугу «Автоплатёж» — в разделе «Платежи и переводы». А если вы уже отправляли хотя бы один платёж по нужным реквизитам, можно просто его повторить. Для этого откройте платёж в ленте операций и нажмите «Сделать регулярным».
Если же вам удобнее платить вручную, заведите платёжный календарь — это расписание всех предстоящих поступлений и выплат. С ним вы будете видеть, когда на счёте может не хватить денег, и сможете заранее к этому подготовиться. Составить платёжный календарь можно в таблице или в специализированном сервисе.
Материал носит информационный характер и не является финансовой или юридической консультацией. Для принятия решений по налогам и бюджетированию рекомендуем обратиться к бухгалтеру или финансовому консультанту.