На практике также важно понимать, можно ли применять оба документа одновременно и как правильно организовать документооборот с контрагентами. Точка Банк разберётся, чем отличаются УПД и счёт-фактура, когда их оформляют и в каких ситуациях удобнее использовать каждый из этих документов.
Коротко
УПД и счёт‑фактура — это документы, которые используются при работе с НДС. Счёт‑фактура выполняет налоговую функцию и подтверждает сумму налога для вычета, но не фиксирует сам факт передачи товара или услуг. Для подтверждения отгрузки применяют первичные документы: накладную, акт или УПД. Счёт‑фактуру продавец должен выставить не позднее пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса.
УПД и счёт‑фактура — это документы, которые используются при работе с НДС. Счёт‑фактура выполняет налоговую функцию и подтверждает сумму налога для вычета, но не фиксирует сам факт передачи товара или услуг. Для подтверждения отгрузки применяют первичные документы: накладную, акт или УПД. Счёт‑фактуру продавец должен выставить не позднее пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса.
Что такое счёт-фактура
Счёт-фактура (СЧФ) — это документ налогового учёта по НДС. Он подтверждает сумму налога, которую продавец предъявляет покупателю при продаже товаров, работ или услуг. На основании счёта-фактуры покупатель может принять НДС к вычету и уменьшить налог к уплате.
Счёт-фактура не подтверждает сам факт передачи товара или выполнения работ. В нём нет сведений о том, когда товар отгружен и кто его принял. Поэтому для учёта движения товаров используют первичные документы — акты выполненных работ, универсальный передаточный документ (УПД) или товарную накладную ТОРГ-12.
Счёт-фактура выполняет прежде всего налоговую функцию и используется для учёта НДС.
Когда и как выставлять счёт-фактуру
Продавец обязан выставить счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Такое требование установлено п. 3 ст. 168 НК РФ.
Если счёт-фактура оформлен с опозданием, покупатель сможет принять НДС к вычету только после его получения. Это может задержать налоговый вычет и вызвать вопросы со стороны контрагента.
Счета-фактуры выставляют:
- организации и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО);
- компании и предприниматели на УСН, которые превысили лимит доходов и обязаны платить НДС;
- посредники (комиссионеры и агенты), продающие товары от своего имени;
- налоговые агенты, например арендаторы государственного имущества.
В зависимости от ситуации используют разные виды счетов-фактур:
- авансовый — при получении предоплаты;
- отгрузочный — при реализации товаров, работ или услуг;
- корректировочный — если изменились цена или количество товара;
- исправленный — если в документе обнаружена ошибка. В таком случае сохраняют номер и дату счёта-фактуры, но указывают номер и дату исправления.
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Он может выполнять функции первичного документа и счёта-фактуры одновременно. Форму УПД разработала ФНС на основе счёта-фактуры, добавив в неё реквизиты для подтверждения передачи товара, выполнения работ или оказания услуг.
С 2026 года в электронном документообороте отменяются старые форматы электронных накладных и актов. Для передачи товаров, работ и услуг через ЭДО используется единый формат универсального передаточного документа (УПД).
Когда и как выставлять УПД
Использовать УПД не обязательно. Бизнес может применять этот документ только по согласованию с контрагентом. Если покупатель предпочитает получать привычный комплект документов — первичный документ и отдельный счёт-фактуру — стороны могут продолжить работать по этой схеме.
Преимущество особенно заметно при использовании электронного документооборота (ЭДО). Все сведения передаются и хранятся в одном электронном документе, что ускоряет обмен с контрагентами и снижает риск потери документов.
Экспертное мнение
На практике компании всё чаще используют УПД, потому что он позволяет сократить количество документов по одной операции. Один документ может одновременно подтверждать передачу товара или услуг и выполнять функцию счёта‑фактуры для НДС. Это упрощает документооборот и снижает риск ошибок при обмене документами с контрагентами. Особенно заметно это при работе в электронном виде: документы быстрее согласовываются и не теряются.
Чтобы упростить обмен документами с партнёрами, компании используют сервисы электронного документооборота. Например, сервис ЭДО от Точка Банк помогает отправлять, подписывать и хранить документы с контрагентами в электронном виде.
Дарья Жуковская
Редактор-эксперт ЭДО от Точка Банк
Когда нельзя применять УПД вместо счёта-фактуры
Есть несколько ситуаций, когда использовать УПД нельзя. В таких случаях оформляется обычный счёт-фактура или другие первичные документы.
Предоплата (аванс). Если организация получила предоплату за товар или услугу, оформляется счёт-фактура на аванс. УПД в этом случае не применяется, поскольку фактическая передача товара или выполнение работ ещё не произошли.
Исправление ранее оформленных документов. Если отгрузка была оформлена стандартными документами, например накладной ТОРГ-12 и счётом-фактурой, заменить их новым УПД нельзя. Исправлять необходимо именно те документы, которые были оформлены первоначально.
Когда требуется только счёт-фактура. УПД используется как первичный документ или как документ, объединяющий первичку и счёт-фактуру. Применять его только в качестве счёта-фактуры нельзя. Если требуется исключительно налоговый документ, оформляется обычный счёт-фактура.
Оборот алкогольной продукции. При обороте алкоголя и спиртосодержащей продукции необходимо оформлять товарно-транспортные накладные для системы ЕГАИС. УПД не заменяет этот документ и используется только как дополнительный первичный документ.
Форма УПД: бумажный и электронный
Для бумажного УПД обязательная унифицированная форма не установлена. ФНС России лишь рекомендовала форму универсального передаточного документа — письмо ФНС России от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. Бизнес может использовать её без изменений, доработать под свои задачи или применять собственный шаблон.
Главное условие — документ должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, согласно ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ. И реквизиты счёта-фактуры, если УПД используется со статусом «1», согласно ст. 169 НК РФ.
Для электронных документов требования строже. Электронные счета-фактуры и УПД оформляются по утверждённому формату ФНС и передаются через операторов электронного документооборота.
С 1 апреля 2025 года применяется только один формат электронных счетов-фактур и УПД — версия 5.03, утверждённая приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@. Использование устаревших форматов может привести к проблемам при проверке документов и подтверждении вычета НДС.
Обязательные реквизиты УПД
Чтобы универсальный передаточный документ имел юридическую силу, он должен содержать обязательные реквизиты первичного документа и счёта-фактуры.
В частности, в УПД указываются:
- наименование документа, номер и дата составления;
- статус документа: 1 — счёт-фактура и первичный документ, 2 — только первичный документ;
- наименование продавца и покупателя, их ИНН, КПП;
- сведения о передаваемых товарах, работах или услугах: наименование, количество, цена и стоимость;
- код и наименование валюты расчётов, например 643 — российский рубль;
- ставка НДС и сумма налога, если документ используется со статусом «1»;
- подписи ответственных лиц с расшифровками.
Электронный УПД подписывается усиленной квалифицированной подписью.
Как заполнить УПД
Порядок заполнения универсального передаточного документа зависит от выбранного статуса.
УПД со статусом «1»
Такой документ одновременно выполняет функции счёта-фактуры и первичного документа. Поэтому при его заполнении необходимо соблюдать требования, установленные для счетов-фактур.
Все обязательные поля счёта-фактуры должны быть заполнены корректно. Если операция связана с товарами, подлежащими прослеживаемости, необходимо указать сведения в графах 12–14 — регистрационный номер партии товара и другие данные.
В строке 5а указываются реквизиты отгрузочного документа. Если УПД одновременно является первичным документом и счётом-фактурой, допускается указать его собственные номер и дату.
УПД со статусом «2»
В этом случае документ используется только как первичный. Необходимо указать сведения о сторонах сделки, наименование товаров, работ или услуг, их количество, цену и стоимость, а также поставить подписи ответственных лиц.
Разделы, относящиеся к реквизитам счёта-фактуры и НДС, при таком статусе не заполняются.