Точка Банк разберёт, кто заполняет ТрН, что изменится с сентября 2026 года и чем ТрН отличается от ТТН и ТОРГ-12.
Коротко
Транспортная накладная (ТрН) — это обязательный первичный документ, который подтверждает факт перевозки груза и позволяет учитывать транспортные расходы. Её оформляет грузоотправитель, а заполняют три стороны: отправитель, перевозчик и получатель. Документ фиксирует данные о грузе, маршруте, участниках и условиях перевозки. Без ТрН нельзя подтвердить расходы перед налоговой и обосновать законность перевозки.
Транспортная накладная (ТрН) — это обязательный первичный документ, который подтверждает факт перевозки груза и позволяет учитывать транспортные расходы. Её оформляет грузоотправитель, а заполняют три стороны: отправитель, перевозчик и получатель. Документ фиксирует данные о грузе, маршруте, участниках и условиях перевозки. Без ТрН нельзя подтвердить расходы перед налоговой и обосновать законность перевозки.
Что такое транспортная накладная (ТрН) и зачем она нужна
Транспортная накладная — это первичный документ, который фиксирует сам факт перевозки. Она нужна, чтобы:
- подтвердить перед налоговой расходы на доставку;
- доказать ГИБДД, что груз перевозится законно;
- зафиксировать состояние груза в момент передачи водителю и во время получения по адресу доставки.
Без ТрН списать транспортные затраты не получится. Составляет документ грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное.
Транспортные накладные с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится основным форматом оформления перевозок. Бумажные документы сохраняются только в отдельных случаях, например при перевозке специальных грузов или технических ограничениях.
Что изменится:
- участники перевозки подписывают ЭТрН электронной подписью: водитель может использовать простую подпись, а перевозчик подтверждает документ квалифицированной электронной подписью;
- обмен документами происходит через операторов электронного документооборота, подключённых к системе перевозочных документов;
- только аккредитованные Минтрансом операторы;
- сведения о перевозке автоматически передаются в государственную информационную систему ЭПД.
Кто должен оформлять транспортную накладную
По общему правилу транспортную накладную оформляет грузоотправитель, то есть сторона, которая передаёт груз перевозчику. Но на практике возможны разные ситуации, в зависимости от условий договора.
Если доставку организует покупатель, он может выступать грузоотправителем — при условии, что это закреплено в договоре. В противном случае грузоотправителем остаётся продавец, даже если расходы на перевозку несёт покупатель.
Если продавец доставляет товар собственными силами и стоимость доставки выделена отдельно, он одновременно указывается в накладной как грузоотправитель и как перевозчик.
При участии экспедитора возможны два варианта.
Вариант 1. Экспедитор принимает груз во владение.
Например, забирает товар у продавца, хранит его и далее организует перевозку. В этом случае экспедитор может выступать грузоотправителем. В накладной указываются его данные с отметкой, что он является экспедитором, а заказчик перевозки отражается отдельно.
Вариант 2. Экспедитор не принимает груз во владение.
Он только организует перевозку: подбирает перевозчика и контролирует процесс. В этом случае грузоотправителем остаётся продавец или иное лицо по договору. Экспедитор может не указываться в транспортной накладной, а его услуги оформляются отдельным договором и актами.
Важно: на каждое транспортное средство оформляется отдельная транспортная накладная, даже если груз один.
Структура ТрН: из каких разделов состоит
В бумажной транспортной накладной (ТН) сведения оформляются в виде разделов. Их состав и содержание установлены формой документа. В электронной транспортной накладной (ЭТрН) используется аналогичная структура данных, но информация представляется в виде отдельных титулов. Ниже приведён состав сведений для бумажной формы — в ЭТрН они соответствуют одноимённым титульным блокам.
Раздел 1. Грузоотправитель
Наименование, ИНН, адрес, телефон. Для физлица — ФИО, ИНН, адрес, телефон. При экспедировании — отметка «является экспедитором».
Раздел 1а. Заказчик
Заполняется, если отправитель выступает экспедитором.
Раздел 2. Грузополучатель
Те же реквизиты плюс адрес доставки.
Раздел 3. Груз
Наименование, количество мест, масса, объём, габариты. Для опасных грузов — сведения по ДОПОГ.
Раздел 4. Сопроводительные документы
Сертификаты, паспорта качества.
Раздел 5. Особые условия перевозки
Маршрут, срок доставки, температурный режим.
Раздел 6. Перевозчик
Реквизиты компании, ФИО водителя, номер водительского удостоверения.
Раздел 7. Транспортное средство
Марка, государственный номер, тип владения (1 — собственность, 3 — аренда, 5 — безвозмездное пользование и т.д.).
Раздел 8. Приём груза к перевозке
Адрес, дата и время приёма, состояние груза, подписи отправителя и водителя.
Раздел 9. Переадресовка
Заполняется при изменении получателя в пути.
Раздел 10. Выдача груза
Адрес, дата и время, состояние груза, подпись получателя.
Раздел 11. Отметки и замечания
Акты взвешивания, штрафы, дополнительные записи.
Раздел 12. Стоимость перевозки
Сумма без НДС, ставка НДС, итоговая стоимость, подписи сторон. Этот раздел делает ТН первичным учётным документом.
Поля с пометкой «при необходимости» можно не заполнять. В остальных разделах должны быть либо данные, либо прочерк.
Как заполнить транспортную накладную
Разберём ТрН по участникам.
Грузоотправитель отвечает за разделы 1, 1а, 2, 3, 4, 5, левую часть раздела 8 и при необходимости за раздел 12. Его обязанности:
- Поставить дату, номер накладной, номер заявки, если есть.
- В разделе 1 указать свои реквизиты. Если экспедитор — поставить галочку.
- Раздел 1а — заполнить только при наличии заказчика.
- Раздел 2 — указать данные получателя и адрес доставки.
- Раздел 3 — детально описать груз: что, сколько, в чём, какой вес.
- Раздел 4 — перечислить приложения (сертификаты, накладные).
- Раздел 5 — указать особые пожелания: температура, сроки, маршрут.
- В разделе 8 после погрузки — фактическое время, состояние груза, подпись.
- Раздел 12 заполнить, если документ идёт в учёт: указать реквизиты плательщика, договора, поставить подпись.
Перевозчик заполняет разделы 6, 7, правую часть раздела 8, левую часть раздела 10, при необходимости разделы 9 и 12.
- Раздел 6 — реквизиты перевозчика и водителя: ФИО, номер прав.
- Раздел 7 — данные машины: марка, госномер, тип владения.
- Раздел 8 — после приёмки груза подпись водителя. При несоответствиях — замечания в раздел 11.
- Раздел 9 — при переадресовке: новый адрес и получатель.
- Раздел 10 — после выгрузки дата, время, подпись.
- Раздел 12 — стоимость без НДС, ставка, сумма налога, итого.
Грузополучатель заполняет правую часть раздела 10 и при необходимости раздел 11.
- При выгрузке проверяет груз.
- В разделе 10 указывает фактическое время прибытия, состояние, массу, количество мест.
- Ставит подпись.
- При расхождениях оставляет запись в разделе 11 и составляет акт.
Экспертное мнение
Транспортная накладная — это не просто формальность, а ключевой документ для защиты расходов и снижения налоговых рисков. На практике чаще всего ошибки допускают в разделе 12 и в описании груза — из‑за этого налоговая может снять затраты. С переходом на ЭТрН важно заранее настроить ЭДО и проверить электронные подписи у всех участников перевозки. Рекомендую автоматизировать заполнение накладных, чтобы исключить ручные ошибки и ускорить обмен документами.
В этом поможет Транспортный ЭДО от Точка Банк — сервис сам формирует документы, контролирует обязательные поля и хранит всё в одном месте. Это особенно удобно, если у вас регулярные перевозки и большой документооборот.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор Транспортного ЭДО от Точка Банк
Как заполнять ТрН в отдельных случаях
Перевозка опасных грузов
При перевозке опасных грузов сведения указываются в соответствии с требованиями ДОПОГ: номер ООН, класс опасности и группа упаковки. Также отражаются реквизиты разрешительных документов, условия перевозки, требования к маршруту и транспортному средству. Допуск транспорта подтверждается отдельными документами и при необходимости фиксируется в накладной.
Крупногабаритные и тяжеловесные грузы
В накладной указываются сведения о согласованном маршруте и особых условиях перевозки: сопровождение, ограничения скорости и другие требования. Также отражаются реквизиты специального разрешения.
Несколько получателей
Если груз доставляется разным получателям на одном транспортном средстве, оформляется отдельная транспортная накладная на каждого из них. В одной накладной можно указать только одного грузополучателя и один адрес доставки.
Сборный груз
Если груз состоит из нескольких позиций, но направляется одному получателю, его можно оформить одной накладной с перечислением всех позиций. Если получатели разные — на каждого оформляется отдельная накладная.
Переадресовка груза в пути
Если получатель отказывается принять груз, водитель уведомляет перевозчика. Перевозчик запрашивает дальнейшие указания у отправителя. Изменения в маршрут и данные получателя оформляются перевозчиком в транспортной накладной, в том числе через систему электронного документооборота.
Международные перевозки
При международных перевозках основным документом является накладная CMR. Российская транспортная накладная её не заменяет, но может использоваться внутри страны для подтверждения расходов и оформления перевозки.
Как исправить ошибки в транспортной накладной
Бумажная транспортная накладная
Ошибку исправляют по общим правилам для первичных документов: неверную запись аккуратно зачёркивают, рядом указывают правильные данные, ставят дату исправления и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Подписывают документ те участники, которые оформляли накладную и вносили исправления.
Электронная транспортная накладная
Исправления в ЭТрН зависят от статуса документа. Если титул ещё не подписан, изменения можно внести напрямую — без оформления отдельного корректирующего документа.
После подписания титула изменить его уже нельзя. В этом случае корректировки оформляются через формирование отдельного корректирующего документа в системе электронного документооборота. Такой документ подписывается электронными подписями участников.
При этом важно учитывать: откорректировать можно не все сведения. Например, данные о грузе (наименование, количество, масса и другие характеристики) после оформления не подлежат изменению — потребуется оформление нового документа.
Общие правила
Транспортная накладная является первичным документом, поэтому исправления оформляются в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учёте. При внесении изменений важно зафиксировать дату исправления, ответственных лиц и основание корректировки.
Отличия транспортной накладной от ТТН
Основное отличие транспортной накладной (ТрН) от товарно-транспортной (ТТН, форма №1-Т) заключается в их структуре и области применения. ТТН включает два раздела: товарный — для списания и оприходования товара и транспортный — для расчётов за перевозку.
| Признак | ТрН | ТТН |
| Назначение | Подтверждение перевозки | Перевозка плюс учёт движения товара |
| Товарный раздел (цена, сумма) | Нет | Есть |
| Обязательность | Всегда при перевозке | Только для алкоголя и спиртосодержащей продукции |
| Количество экземпляров | 3 — отправитель, перевозчик, получатель | 4 — с дополнительным экземпляром для учёта |
| Подписи | Водитель, отправитель, получатель | Водитель, отправитель, получатель, бухгалтер, кладовщик |
При обычной перевозке стандартно используют связку ТрН плюс УПД или ТОРГ-12.
Отличия ТрН от ТОРГ-12
Транспортная накладная (ТрН) и товарная накладная (ТОРГ-12) имеют разные цели и не заменяют друг друга. ТОРГ-12 фиксирует только факт продажи и перехода права собственности, в то время как ТрН подтверждает сам процесс перемещения груза и затраты на логистику.
| Признак | ТрН | ТОРГ-12 |
| Что подтверждает | Оказание транспортной услуги | Переход права собственности на товар |
| Содержание | Автомобиль, водитель, маршрут, стоимость доставки | Товар, количество, цена, сумма, НДС |
| Кто заполняет | Отправитель, перевозчик, получатель | Продавец и покупатель |
ТрН не заменяет ТОРГ-12. При перевозке сторонним перевозчиком нужны оба документа.