Кто должен регистрироваться в реестре «ГосЛог» в 2026 и 2027 годах
С 1 марта 2026 года регистрироваться в реестре «ГосЛог» должны экспедиторы — ИП и организации, которые ведут или планируют вести экспедиторскую деятельность. Такое требование установлено ст. 2.5 Федерального закона от 30.06.2003 №87-ФЗ. Действующие экспедиторы должны были зарегистрироваться в реестре до 30 апреля 2026 года.
Для транспортно-экспедиционной деятельности можно использовать следующие коды ОКВЭД:
- 52.29 — «Деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками». Это основной код для экспедиторов и компаний, которые организуют перевозки.
- 49.41 — «Деятельность автомобильного грузового транспорта». Подходит организациям, которые наряду с экспедиционными услугами самостоятельно выполняют перевозки или привлекают для этого сторонний транспорт.
- Другие коды, связанные с железнодорожным, водным или воздушным транспортом, — если компания оказывает транспортно-экспедиционные услуги в соответствующих сферах.
С 1 марта 2027 года обязанность по регистрации появится у перевозчиков. Речь идёт об ИП и организациях, которые за плату перевозят грузы собственным транспортом. Зарегистрироваться в реестре перевозчиков необходимо, если одновременно выполняются три условия:
- транспортировка груза осуществляется по договору перевозки;
- перевозка носит коммерческий характер и выполняется по дорогам общего пользования на территории России;
- разрешённая максимальная масса транспортного средства составляет 3,5 тонны и более.
Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, регистрироваться в реестре перевозчиков не нужно.
Как подать заявление для включения в реестр экспедиторов «ГосЛог»
Подать сведения для включения в реестр экспедиторов можно одним из двух способов.
Через личный кабинет на портале «Госуслуги». Заявление подают из профиля юридического лица или уполномоченного сотрудника.
Заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте. Такой способ используют, если подать заявление через «Госуслуги» технически невозможно. Уведомление составляют по форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 20.02.2026 №173.
Сколько рассматривают заявление и что делать при задержке проверки
Заявление о включении в реестр экспедиторов рассматривают в течение 1–7 рабочих дней. Если проверка проходит успешно, в реестре появляется запись со статусом «Действующая». С этого момента экспедитор может продолжать деятельность в установленном порядке.
Если заявление долго остаётся в статусе «Зарегистрировано», а проверка не начинается, рекомендуется:
- проверить личный кабинет на «Госуслугах», возможно, там появились уведомление или запрос на предоставление дополнительных сведений;
- направить обращение в Ространснадзор через электронную приёмную в разделе «Обращения граждан». В обращении укажите дату подачи заявления и текущий статус заявки;
- при необходимости дополнительно обратиться в Минтранс России.
Как работают электронные перевозочные документы
С 2022 года в России действует государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она обеспечивает обмен электронными перевозочными документами, контроль их оформления и юридическую значимость. Координатором системы выступает Минтранс России.
С 1 сентября 2026 года участники перевозок должны использовать электронные перевозочные документы. При этом передавать сведения в ГИС ЭПД напрямую нельзя. Для этого необходимо работать через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).
Оператор ИС ЭПД — это аккредитованный Минтрансом сервис электронного документооборота, через который участники перевозок работают с электронными перевозочными документами. С его помощью можно:
- обмениваться электронными перевозочными документами;
- формировать документы в установленном XML-формате и распределять титулы между участниками для подписания;
- передавать сведения в ГИС ЭПД;
- подписывать документы электронной подписью;
- хранить электронные документы.
Оператор также обеспечивает использование актуальных форматов документов, установленных ФНС и Минтрансом. Кроме того, он проверяет корректность электронной подписи и полномочия подписантов, в том числе по машиночитаемым доверенностям (МЧД).
Таким образом, ГосЛог и ГИС ЭПД выполняют разные функции. ГосЛог предназначен для ведения реестров участников транспортной деятельности, а оператор ИС ЭПД обеспечивает электронный документооборот и передачу сведений в ГИС ЭПД.
Как выбрать оператора ИС ЭПД
Актуальный список операторов ИС ЭПД опубликован на официальном сайте Минтранса России. В него входят организации, аккредитованные для передачи сведений в ГИС ЭПД и обмена электронными перевозочными документами согласно приказу Минтранса России от 25.05.2022 №200.
В реестре указаны основные сведения об операторах:
- наименование юридического лица;
- ИНН;
- адрес;
- дата включения в реестр и продления статуса;
- текущий статус, например подключён, приостановлен или в процессе;
- контактные данные: телефоны технической поддержки, адрес электронной почты и ссылки на сайты.
Перед выбором оператора проверьте его статус в реестре и убедитесь, что аккредитация действует.
Экспертное мнение
При переходе на ЭПД важно определить, какие документы будет оформлять компания и кто отвечает за их подписание. До 1 сентября 2026 года бизнесу нужно успеть проверить рабочие процессы, настроить обмен документами с контрагентами и обучить сотрудников.
Какие бывают электронные перевозочные документы (ЭПД)
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы в цифровом формате, которые оформляют при перевозке грузов. Их создают, подписывают и передают в электронном виде через оператора ИС ЭПД. По юридической силе такие документы равнозначны бумажным.
Для работы с ЭПД участники перевозки используют сервис оператора ИС ЭПД. К ним относятся грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик и экспедитор.
К основным видам электронных перевозочных документов относятся:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- электронный путевой лист (ЭПЛ) — оформляется в электронном виде при перевозке алкогольной продукции. Во всех остальных случаях путевой лист можно оформить на бумаге;
- электронный заказ-наряд (ЭЗН);
- электронные экспедиторские документы: экспедиторская расписка, складская расписка и поручение экспедитору.
Какие перевозочные документы с 1 сентября 2026 года нужно оформлять в электронной форме
С 1 сентября 2026 года отдельные перевозочные документы необходимо оформлять в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ. К ним относятся:
- транспортные накладные и заказы (заявки) на перевозку автомобильным транспортом;
- железнодорожные транспортные накладные;
- грузовые накладные при воздушных перевозках;
- экспедиторские документы: экспедиторские и складские расписки, а также поручения экспедитору.
Таким образом, с указанной даты участники соответствующих перевозок должны оформлять перечисленные документы в электронном виде и передавать их через систему электронного документооборота операторов ИС ЭПД в установленном порядке.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из основных документов, который оформляют при перевозке груза. Она подтверждает заключение договора перевозки и содержит сведения, необходимые для организации и контроля перевозки.
В ЭТрН указывают:
- данные грузоотправителя и грузополучателя;
- сведения о грузе — его наименование, характеристики и количество;
- информацию о транспортном средстве;
- данные о водителе и маршруте;
- другие сведения, необходимые для оформления перевозки.
До 1 сентября 2026 года применяется формат ЭТрН, утверждённый приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@.
Титулы электронной транспортной накладной
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) состоит из нескольких титулов. Основными и обязательными являются титулы Т1–Т4.
| Титул | Содержание |
|---|---|
| Т1 | Содержит сведения об участниках перевозки, о грузе, транспортном средстве, водителе и сопроводительных документах, а также существенные условия договора перевозки. Титул заполняет грузоотправитель |
| Т2 | Подтверждает приём груза к перевозке от грузоотправителя. Его заполняет перевозчик или водитель |
| Т3 | Содержит сведения о состоянии груза и обстоятельствах его приёмки грузополучателем. Титул заполняет грузополучатель |
| Т4 | Подтверждает передачу груза грузополучателю. Его заполняет перевозчик |
Титулы Т5–Т9 оформляют только при необходимости.
| Титул | Содержание |
|---|---|
| Т5–Т6 | Сведения об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя по итогам перевозки |
| Т7–Т8 | Информация об изменениях в ходе перевозки, например о замене транспортного средства или водителя либо о корректировке маршрута |
| Т9 | Уведомление о переадресации груза новому получателю |
Как перейти на электронные транспортные накладные: пошаговая инструкция
Переход на электронные транспортные накладные можно организовать поэтапно.
Шаг 1. Проанализируйте текущий порядок работы. Определите, кто оформляет транспортные накладные, как их подписывают участники перевозки и где хранят документы. Это поможет заранее выявить возможные ошибки и задержки.
Шаг 2. Выберите оператора ИС ЭПД. Подключитесь к оператору, включённому в реестр Минтранса России. Через него электронные перевозочные документы будут передаваться в ГИС ЭПД.
Шаг 3. Получите необходимые электронные подписи. Электронные подписи понадобятся всем участникам перевозки. Отправителю, перевозчику и получателю необходимо обеспечить подписание электронных документов УКЭП или УНЭП, также возможно через приложение «Госключ».
Если документы подписывает не руководитель организации, а сотрудник или представитель, потребуется оформить МЧД, которая подтверждает его полномочия. Электронная подпись сотрудника должна быть связана с МЧД, чтобы подтвердить право на подписание документов от имени организации.
С точки зрения правил обмена ЭТрН водитель и перевозчик рассматриваются как одна сторона — перевозчик. При оформлении разделов 2 и 4 водитель во время погрузки и разгрузки может внести замечания о грузе и подписать их простой электронной подписью при необходимости. Но при использовании этого варианта водитель может применять УНЭП Госключа в связке с МЧД и в таком случае самостоятельно подписывать разделы ЭТрН от имени перевозчика.
Но также предусмотрен другой вариант подписания: раздел может быть направлен на обязательное подписание квалифицированной электронной подписью перевозчику — директору компании или уполномоченному представителю при наличии МЧД. При этом этап с подписью водителя может отсутствовать: раздел сразу подписывает перевозчик.
Шаг 4. Настройте работу с ЭТрН внутри компании. Изучите инструкции выбранного оператора, определите порядок оформления документов и обучите сотрудников.
Шаг 5. Проведите тестовую отправку документов. Создайте несколько тестовых ЭТрН и проверьте, корректно ли формируются документы и передаются сведения в ГИС ЭПД.
Шаг 6. Согласуйте переход с контрагентами. Убедитесь, что партнёры подключены к системе электронного документооборота оператора ИС ЭПД и готовы получать и подписывать ЭПД.
Электронный путевой лист (ЭПЛ): когда его оформляют и в каких случаях он обязателен
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это электронный перевозочный документ, который ИП и организации оформляют при грузовых и пассажирских перевозках.
С 1 сентября 2026 года при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции автомобильным транспортом потребуется использовать электронные перевозочные документы (ЭПД). К ним относятся, в частности, электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ). При перевозке других видов продукции путевой лист можно оформить в одном из двух форматов: электронном или бумажном.
Если транспортное средство передают в аренду вместе с экипажем по договору фрахтования, путевой лист оформляет арендодатель.
ЭПЛ используют, чтобы:
- учитывать рабочее время водителей и рассчитывать заработную плату;
- подтверждать прохождение предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров;
- фиксировать результаты технического контроля транспортного средства;
- учитывать расходы на горюче-смазочные материалы для целей налогообложения.
Формат ЭПЛ утверждён приказом ФНС России от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@ и действует до 1 марта 2029 года. Порядок заполнения электронного путевого листа установлен приказом Минтранса России от 28.09.2022 №390.
Согласно ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ, путевой лист можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде. Поэтому общего требования перейти именно на ЭПЛ сейчас нет.
Исключение — перевозка отдельных видов маркируемой продукции.
Требование распространяется на перевозки следующих товаров:
- пива и пивных напитков;
- сидра, пуаре и медовухи;
- спиртосодержащей непищевой продукции.
В таких случаях электронный УПД оформляют вместе с электронным перевозочным документом согласно п. 4 постановления Правительства РФ от 28.11.2025 №1944.