Многие предприниматели продолжают работать с бумажными документами. Некоторые компании используют одновременно бумажный и электронный документооборот. Такой подход помогает соблюдать требования закона и учитывать пожелания контрагентов.
Точка Банк расскажет о плюсах и минусах каждого подхода. Вы узнаете, когда использование электронного документооборота (ЭДО) обязательно и как перейти на ЭДО без лишних сложностей и рисков для бизнеса.
Коротко
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена электронными оригиналами документов через защищённый канал связи, предоставляемый оператором ЭДО. Он позволяет экономить время, человеческие ресурсы и финансовые затраты.
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена электронными оригиналами документов через защищённый канал связи, предоставляемый оператором ЭДО. Он позволяет экономить время, человеческие ресурсы и финансовые затраты.
Когда бизнесу нужны бумажные документы
Даже при использовании ЭДО в компании некоторые документы всё равно необходимо оформлять на бумаге.
Бумажные версии требуются в случаях, предусмотренных законодательством. В частности, согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, в отдельных ситуациях работодатель обязан вести бумажный документооборот:
- трудовые книжки, если работник подал заявление о сохранении бумажной формы;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Также согласно Федеральному закону от 11.03.1997 №48-ФЗ на бумаге нужно оформлять простые и переводные векселя.
Запрашивают госорганы. Бумажный экземпляр вправе запросить прокуратура или суд. К примеру, арбитражный суд может потребовать бумажный оригинал контракта, акта или счёта, представленного как доказательство сделки.
Преимущества и недостатки бумажного документооборота
Преимущества:
- не требуются криптографические средства защиты, специальные программы и инструкции для сотрудников, как ими пользоваться;
- персоналу привычнее работать с бумажными экземплярами.
Недостатки:
- человеческий фактор — ошибки из-за невнимательности, опечатки;
- долгие согласования и подписания;
- расходы на печать, отправку, содержание оргтехники;
- риск утраты или повреждения — документ сгорел, промок;
- риск фальсификации данных, реквизитов или подписи.
Преимущества электронных документов перед бумажными
Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью (ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ, он признаётся оригиналом и имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, подписанный собственноручно.
Электронные документы можно предъявлять госорганам и контрагентам, применять в налоговом и бухгалтерском учёте. В отличие от бумажного документа, цифровой документ:
- надёжно защищён — никто не подрисует букву, цифру, не подделает подпись;
- проходит контроль в системе электронного документооборота (СЭД) — система проверяет соответствие формату и законодательству, например нельзя указать номер телефона с меньшим количеством цифр;
- хранится в электронной базе — не надо содержать бумажный архив 75 лет;
- статусы помогают отслеживать текущий этап документа: отправлен, ожидает подписи или уже подписан.
В некоторых случаях использование электронного документооборота — требование законодательства. Без него работать не получится. ЭДО необходим, чтобы:
Сдавать отчётность. Росстат принимает только цифровые отчёты. ФНС пока принимает бумажные декларации от малого бизнеса, но в 2027–2028 годах переведёт всех налогоплательщиков на обязательную электронную отчётность. Счета-фактуры тоже нужно будет вести электронно.
Работать с группами товаров, подлежащих контролю. К ним относятся маркированные, импортные прослеживаемые, подлежащие ветконтролю, алкоголь. Торговать такими товарами разрешается при условии подключения к государственной системе и наличия ЭДО.
Участвовать в госзакупках и электронных торгах. Такое требование установлено Федеральным законом от 05.04.2013 №44-ФЗ: заказчики и исполнители обязаны взаимодействовать в электронном виде через Единую информационную систему (ЕИС).
Экспертное мнение
Переход на электронный документооборот сегодня для бизнеса — это в первую очередь способ сократить время на обработку и согласование документов. На практике это снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и ускоряет закрытие сделок. Электронные документы с квалифицированной электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как бумажные, поэтому рисков с точки зрения закона нет. Также важно, что все документы хранятся в единой системе и их легко найти при проверках или сверках.
Для удобного перехода на электронный документооборот можно использовать сервис ЭДО от Точка Банк. Сервис помогает быстро обмениваться документами с контрагентами, подписывать их электронной подписью и отслеживать статусы в одном окне. Это особенно удобно для малого и среднего бизнеса, где важно не перегружать сотрудников лишними операциями.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор ЭДО от Точка Банка
Преимущества ЭДО над бумажным документооборотом
В ЭДО компании обмениваются юридически значимыми документами по каналу связи, который предоставил оператор. В сравнении с бумажным ЭДО повышает прозрачность всех процессов и скорость. Например, электронная транспортная накладная оформляется и передаётся быстрее, поэтому работать с перевозками становится проще.
Сравнительная таблица различных видов документооборота
| Критерий | Бумажный документооборот | ЭДО |
|---|---|---|
| Скорость обработки | Низкая, поскольку все действия происходят вручную | Высокая — все действия автоматизированы |
| Время передачи партнёру | 1–10 дней, смотря, где находится контрагент и как работают почта, курьерская служба | 2–3 минуты |
| Прозрачность | Можно отследить, кто внёс записи и изменения, если есть подпись | Можно отследить историю изменений |
| Расходы | Постоянные на оргтехнику, бумагу, доставку, аренду или покупку помещения для архива | Раз в год обновить ЭП и оплатить услуги оператора |
| Уровень защиты | Невысокая — документ может порваться, намокнуть, потеряться при доставке | Высокая — есть криптография, ограничение прав доступа, резервные копии |
| Мобильность | Есть доступ, только если находишься рядом с физическим архивом | Доступ из любой точки мира при наличии интернета |
| Физическое хранилище и оргтехника | Требуется | Не требуется — всё хранится на серверах или в облаке |
| Удобство работы | Приходится вручную перебирать папки с бумагами | Легко найти нужный договор или акт по ключевым словам |
Некоторые предприниматели избегают перехода на ЭДО из-за различных опасений, однако на практике все эти вопросы решаемы.
Опасение 1
Контрагенты используют разные сервисы, не получится работать вместе.
Как на самом деле: в таких случаях операторы ЭДО настраивают роуминг. С его помощью бизнес обменивается файлами, даже если операторы разные.
Опасение 2
Придётся обучать персонал.
Как на самом деле: Электронный документооборот интуитивно понятен, есть подсказки по заполнению.
Опасение 3
Придётся вести двойной документооборот.
Как на самом деле: электронный документ не требует печати, поскольку он уже является оригиналом. Он передаётся контрагентам, ФНС и хранится электронно.
Опасение 4
Подходит только крупному бизнесу.
Как на самом деле: операторы предлагают различные тарифы и пакеты для электронного документооборота. Если посчитать, сколько небольшой ИП тратит на печать и отправку документов в год, может оказаться, что выгоднее приобрести пакет услуг. Рассчитать расходы можно с помощью калькулятора ФНС. Кроме того, ЭДО даёт возможность выйти на крупных клиентов, которые предпочитают работать с современными и технологичными контрагентами.
Опасение 5
Придётся отказаться от бумаги.
Как на самом деле: ЭДО и бумажный документооборот можно использовать одновременно, но особого смысла в этом обычно нет. Дублирование документов приводит к дополнительным затратам времени и усложняет работу с документами.
Как перейти с бумажного на электронный документооборот
Чтобы переход состоялся без правовых рисков и принёс пользу, действуйте планомерно.
Шаг 1. Устройте аудит. Посмотрите, какую документацию вы оформляете чаще, готова ли ваша учётная система к интеграции с сервисом ЭДО, а контрагенты — к цифровизации.
Шаг 2. Утвердите внутреннее положение о переходе на электронный документооборот. Также внесите соответствующие изменения в учётную политику и договоры с партнёрами, предусмотрев условия цифрового обмена. Определите сотрудников, которые будут иметь доступ к системе.
Шаг 3. Выберите оператора ЭДО, который будет обеспечивать проверку, передачу и хранение ваших документов. Такой оператор должен иметь необходимое техническое оснащение и лицензию ФСБ на использование средств шифрования информации. Действующие операторы указаны в реестре ФНС.
При выборе стоит обратить внимание на поддержку роуминга с другими сервисами, а также на наличие помощи при настройке и интеграции системы.
Шаг 4. Получите КЭП. Директор организации и ИП получают её бесплатно в ФНС, заплатить надо только за носитель. Сотрудникам выдают подписи аккредитованные удостоверяющие центры. Также сотрудникам понадобятся МЧД.
Шаг 5. Подключите сервис. Выберите удобный вариант из предложенных оператором — через API, программное обеспечение, по веб-версии.
Шаг 6. Протестируйте обмен на нескольких лояльных контрагентах. Проверьте, нет ли заминок в процессе и вопросов у сотрудников. Если нужно, обучите команду.
Шаг 7. Масштабируйте. Пригласите остальных контрагентов, чтобы работать через ЭДО по всем направлениям.
Важно. Бумажный архив, который вы вели до перехода, необходимо сохранить. Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», документацию по бухучёту хранят не менее пяти лет, а кадровые документы в течение 50/75 лет, на основании приказа Росархива от 20.12.2019 №236.
Требования к документам в электронном виде
Чтобы документ приобрёл юридическую значимость, он должен соответствовать требованиям закона, иметь верный формат и нужный тип ЭП.
Требования закона. Электронные документы должны содержать дату составления, описание и стоимость хозяйственной операции, а также другие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ.
Формат. Формализованные документы — счёт-фактура, УПД, акт о расхождениях и прочие — создают в формате XML. Все документы, для которых утверждён обязательный формат, можно посмотреть на сайте ФНС. В сервисе ЭДО за соблюдением формата следит оператор.
Электронная подпись. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ, есть три вида подписи — простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП), квалифицированная (КЭП). Конкретный документ подписывается соответствующей ЭП, например:
- первичка — ПЭП, если стороны договорились о её действительности;
- ЭТрН — НЭП Госключа или КЭП;
- счёт-фактура — только КЭП.
Разные онлайн-площадки устанавливают дополнительные требования к электронным документам. Например, суд примет файл, который весит не более 30 МБ, имеет название и количество страниц, подписан отсоединённой ЭП.
Виды и применение электронных документов
Чаще всего бизнес использует в работе следующие цифровые документы:
Подтверждающие сделку или хозяйственную операцию
В первую очередь это универсальный передаточный документ (УПД). Он подтверждает отгрузку, работу или услугу, необходим для налогового и бухгалтерского учёта. В ЭДО есть готовый шаблон УПД с подсказками по заполнению, плюс система проверит его на соответствие формату ФНС.
Договоры, соглашения
По российскому законодательству разрешается заключать электронно договоры:
- между юридическими лицами, ИП, другими хозяйствующими субъектами — согласно ст. 434 ГК РФ;
- между поставщиком и заказчиком в госзакупках — согласно Федеральному закону 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Аналогично можно обмениваться допсоглашениями, протоколами разногласий, претензиями и не зависеть от локации партнёра.
Внутренние
Это приказы, распоряжения, заявления, служебные записки. В системе электронного документооборота они быстрее обрабатываются и согласовываются. Например, может уйти неделя, чтобы получить подпись гендиректора на бумажном приказе об отпуске. А через сервис кадрового ЭДО он поставит подпись за две минуты.
Отчётность для государственных органов
Электронную отчётность принимают ФНС, Росстат, Соцфонд. Обязательное условие — наличие КЭП.
Для судов
На платформе «Мой арбитр» можно подать заявление или ходатайство в арбитражный суд, через ГАС «Правосудие» и Госуслуги — в суд общей юрисдикции. Обращение в формате электронного документа подписывают КЭП, для скана подойдёт ПЭП.
Можно ли совмещать электронный и бумажный документообороты
Совсем отказываться от бумаги не обязательно — вы можете совмещать два документооборота. Главное, не дублировать один и тот же документ. Если создали и подписали электронный договор, не распечатывайте его, а бумажный не оцифровывайте. Чтобы избежать дублирования, пропишите в учётной политике, в каких случаях используете бумагу, а когда ЭДО.