Когда расходы уменьшают налог на АУСН
Учитывать расходы при расчёте налога на АУСН могут только те налогоплательщики, которые применяют объект «Доходы минус расходы». При этом, согласно ст. 252 НК РФ, затраты должны соответствовать трём условиям:
- фактическая оплата — расход списан с расчётного счёта, через кассу или эквайринг;
- экономическая обоснованность — расход связан с деятельностью, направленной на получение дохода;
- документальное подтверждение — есть документы, которые доказывают факт расхода. Например, договор, счёт, платёжное поручение, товарная накладная и универсальный передаточный документ (УПД).
Согласно ст. 8 Федерального закона от 25.02.2022 №17-ФЗ, расходами признаются затраты после их фактической или предварительной оплаты:
- при оплате — сразу, как она прошла;
- предоплате — сразу, как она была внесена;
- неденежном расчёте — в момент фактического прекращения обязательства. К таким операциям относятся работа по бартеру или зачёт по взаимным требованиям.
Какие расходы можно учесть на АУСН
На АУСН действует открытый перечень разрешённых расходов. Это означает, что учесть можно практически любые затраты бизнеса, если они не попадают в прямой законодательный запрет — ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 №17-ФЗ.
К расходам, которые можно учесть при расчёте налога на АУСН, относятся:
- материальные расходы — сырьё, материалы, товары и услуги;
- расходы на оплату труда;
- траты на аренду, коммунальные услуги, связь, рекламу и ПО;
- банковские комиссии, эквайринг и услуги маркетплейсов;
- затраты на основные средства — оборудование, технику и недвижимость;
- расходы на нематериальные активы — например, патенты и изобретения, товарные знаки и лицензии;
- некоторые налоги, сборы и пошлины.
Какие расходы нельзя списать на АУСН
К расходам, которые нельзя списать при расчёте налога на АУСН, относятся:
- дивиденды;
- штрафы и пени в пользу государства;
- взносы в уставный капитал;
- средства, которые переданы по договору кредита или займа;
- материальная помощь работникам, например дополнительная выплата на рождение ребёнка;
- безвозмездная передача имущества и расходы за счёт отдельных субсидий;
- личные, экономически необоснованные и неподтверждённые траты.
Полный перечень таких расходов указан в п. 4 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 №17-ФЗ.
Как подтвердить и отразить расходы на АУСН
ИП и ООО на автоматизированной упрощёнке не нужно вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) и сдавать декларацию. ФНС автоматически рассчитывает налог на основе данных от уполномоченного банка, онлайн-кассы и внесённых вручную сведений через ЛК АУСН. При этом важно правильно формировать данные и иметь подтверждающие первичные документы:
- универсальные передаточные документы (УПД);
- акты выполненных работ или оказанных услуг;
- электронные транспортные накладные (ЭТрН);
- кассовые чеки;
- договоры с поставщиками и счета на оплату — как дополнение.
Как банк передаёт и размечает безналичные операции
Уполномоченный банк выступает посредником между налогоплательщиком АУСН и ФНС. Исходя из назначения платежа, банковская система кодирования присваивает финансовой операции обозначение:
- «+Б+» — операцию учитывать в налоговой базе;
- «+Н+» — операцию не учитывать в налоговой базе;
- «+В+» — возврат.
Специальные коды в назначении платежа позволяют банку:
- правильно классифицировать операцию в соответствии с методическими рекомендациями ФНС;
- снизить вероятность ошибок при исчислении налога по АУСН.
Важно: налогоплательщик АУСН должен сам указать назначение платежа в поле 24 платёжного поручения. Именно эти данные являются для банка приоритетным ориентиром при определении признака операции.
Пример заполнения платёжного поручения с указанием назначения платежа:
Как учесть покупку по корпоративной карте
1. Выпустите локальный нормативный акт о выдаче корпоративной карты сотруднику. В нём необходимо прописать:
- ФИО и должность сотрудника;
- процесс использования денег — как их будут зачислять, на что можно потратить и какие подтверждающие документы нужно приложить;
- ответственность сотрудника за потерю корпоративной карты;
- лимиты трат по бизнес-карте;
- ответственность сотрудника, который будет контролировать порядок использования корпоративной карты.
2. Выпустите и выдайте корпоративную карту сотруднику. Для удобства заведите журнал учёта приёма и выдачи бизнес-карт. В нём необходимо отмечать:
- ФИО и должность сотрудника, которому выдаётся корпоративная карта;
- номер бизнес-карты, дату её выдачи и приёма обратно;
- срок использования бизнес-карты сотрудником.
3. Запросите у работника авансовый отчёт и подтверждающие документы по расходам:
- кассовые чеки;
- акты выполненных услуг;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- электронные билеты на поезд или самолёт;
- квитанцию об оплате номера в гостинице.
Важно: авансовый отчёт составляется только в том случае, если деньги с корпоративной карты потратили сотрудники или директор компании. ИП не должен его составлять.
Как провести в ООО проводки по финансовым операциям по корпоративной карте:
- После выпуска бизнес-карты примите её к учёту как материальную ценность на ответственном хранении. Для этого используется забалансовый счёт 002. Совершите проводку «Дт 002 — карта оприходована». Оценочную стоимость возьмите из договора с банком. Если она не указана, установите её самостоятельно, например 1 ₽.
- Зафиксируйте открытие карточного счёта — используйте бухгалтерский счёт 55. При переводе средств с основного расчётного счёта на карточный сделайте проводку «Дт 55 Кт 51 — деньги перечислены на спецсчёт».
- Расходы банка за открытие и ведение специального счёта спишите в состав прочих затрат — проводка «Дт 91.2 Кт 51».
- Если сотрудник оплачивает покупку бизнес-картой или снимает с неё наличные, отразите эти операции как выдачу денег под отчёт — проводка «Дт 71 Кт 55 — выдан аванс подотчётному лицу».
- Когда сотрудник представил авансовый отчёт и руководитель его утвердил, спишите сумму расходов на соответствующий затратный счёт — проводка «Дт 08 (10, 20, 26, 41, 44, 60, 76 и др.) Кт 71».
Как оформить деньги, выданные сотруднику под отчёт
- Выпустите соответствующий приказ о выдаче подотчётных денег — укажите в нём сумму и срок, на который предоставляется сумма. Например: «Выдать Иванову И.И. 3 000 ₽ под отчёт на закупку 40 степлеров сроком на 5 рабочих дней».
- Выдайте сотруднику наличные деньги и оформите расходный кассовый ордер.
- После того как работник потратил деньги и принёс вам авансовый отчёт, подпишите его. Важно: проверьте, что к нему прикреплены документы, подтверждающие траты.
Выдавать деньги под отчёт можно безналом только в том случае, если в компании издан соответствующий приказ, согласно письму Минфина от 25.08.2014 №03-11-11/42288. В нём необходимо указать реквизиты сотрудника, по которым были переведены деньги под отчёт.
Важно: при оформлении платёжки в назначении платежа чётко зафиксируйте, что это деньги выдаются под отчёт, и добавьте реквизиты соответствующего приказа.
Как подтвердить расходы, оплаченные наличными
Чтобы зафиксировать расходы, которые оплачены наличными, необходимо соблюсти два основных требования:
- чек о затратах с QR-кодом должен быть правильно сформирован — указаны наименование компании или ФИО ИП и ИНН;
- расход наличными средствами необходимо пробить через ККТ.
Какие операции нужно внести в Личный кабинет АУСН самостоятельно
На АУСН ФНС автоматически рассчитывает налог на основе банковских выписок. Но некоторые финансовые операции налоговая не видит, потому что они, например, не проведены через ККТ. Такие затраты нужно самостоятельно внести в Личный кабинет АУСН:
- взаимозачёты — необходимы при работе с маркетплейсами;
- неденежные расчёты — например, бартер;
- доходы и расходы в натуральной форме — например, контрагент расплатился с компанией имуществом;
- исправление ошибок банка или ККТ — например, банк неверно присвоил маркер операции, а вы не успели оспорить это в интерфейсе самого банка до закрытия реестра.
Как добавить или исправить расход в АУСН
Система АУСН собирает данные из трёх основных источников:
- от уполномоченного банка — он считывает назначение платежа и автоматически присваивает финансовой операции маркер;
- онлайн-касс через оператора фискальных данных (ОФД);
- маркетплейсов — ВБ, Озон и Яндекс Маркет официально интегрированы с ФНС. С 1 октября 2026 года они все автоматически начнут передавать данные о продажах, возвратах и удержаниях селлеров. До этого времени все финансовые операции на маркетплейсах нужно вносить вручную в ЛК АУСН.
Экспертное мнение
На АУСН важно не только иметь подтверждающие документы, но и вовремя проверять, как банк разметил операции. Ошибка в категории платежа может привести к тому, что законный расход не уменьшит налоговую базу. Особенно внимательно стоит проверять наличные расходы, взаимозачёты и операции с маркетплейсами. Их иногда приходится вносить вручную.
Как изменить признак операции на «Расход»
Иногда банк ошибается и помечает расход как «Перевод физлицу» или «Возврат займа». Из-за этого сумма не уменьшает налоговую базу.
Как это исправить:
- Зайдите в ЛК вашего интернет-банка и откройте реестр операций за нужный месяц.
- Найдите операцию с неверным маркером и нажмите на неё.
- В выпадающем списке измените значение на нужное, например выберите «Расход» -> «Материальные расходы» или «Аренда».
- Сохраните изменения. Банк передаст скорректированные данные в ФНС.
Важно: изменить признак операции можно строго до 7-го числа месяца, идущего после отчётного. После этой даты ФНС закроет период и рассчитает налог, исходя из переданных данных.
Как разделить платёж на расход и неналоговую базу
Разделить платёж на расход и неналоговую базу можно с помощью одного платёжного поручения.
Примеры:
- 100 000 ₽ поставщику — 80 000 ₽ за товар как расход, а 20 000 ₽ — штраф за просрочку;
- возврат займа поставщику, которому ИП одновременно должен за сырьё;
Как это сделать:
1. До 7-го числа следующего месяца в интернет-банке найдите нужный платёж.
2. Нажмите кнопку «Разделить операцию».
3. Создайте необходимое количество записей на общую сумму платежа. Например:
- строка 1 — признак «Расход», сумма 80 000 ₽, категория «Закупка товаров»;
- строка 2 — признак «Не учитывается в налоговой базе», сумма 20 000 ₽.
4. Сохраните разделение.
Итог — ФНС увидит только 80 000 ₽ как расход, уменьшающий налог.
Как исправить ошибку за предыдущий период
После 7-го числа следующего месяца банк закрывает отчётный период и передаёт данные в ФНС. В таком случае изменить операцию через интернет-банк больше нельзя.
Однако можно внести корректировки в личном кабинете налогоплательщика АУСН:
1. Зайдите в ЛК АУСН.
2. Выберите нужный прошлый месяц, в котором была допущена ошибка.
3. Перейдите в раздел «Корректировка».
- если нужно добавить расход, нажмите «Добавить операцию вручную», выберите тип «Расход», впишите сумму, контрагента и обязательно прикрепите скан или фото подтверждающего документа;
- если нужно аннулировать ошибочный доход или расход, найдите операцию, переданную банком, и нажмите «Аннулировать» с указанием причины.
4. Отправьте корректировку на обработку в ФНС.
Важно: если из-за ошибки был занижен налог, после корректировки необходимо доплатить разницу и пени. При завышении налога возникнет переплата на едином налоговом счёте (ЕНС).
Когда ФНС пересчитает налог после корректировки
Процесс подсчёта налога на АУСН выглядит следующим образом:
- до 7-го числа месяца, идущего после отчётного, налогоплательщику необходимо проверить все операции и внести корректировки;
- до 10-го числа месяца, идущего после отчётного, уполномоченный банк передаёт данные в ФНС;
- не позднее 15-го числа месяца, идущего после отчётного, ФНС рассчитывает налог, исходя из переданных сведений.
Если налогоплательщик вовремя внёс корректировку в ЛК АУСН до 15-го числа месяца, алгоритм налоговой учтёт её при формировании налогового уведомления. В итоге ИП или ООО получат корректную сумму к оплате до 25-го числа.
Если срок внесения корректировок уже прошёл, но налогоплательщик всё равно их отправил, ФНС обработает уточнение уже в следующем отчётном периоде.
Если налог уже был списан или уплачен, разница повиснет на ЕНС как переплата. Ею можно оплатить налоги по следующим месяцам.
Как учитывать возвраты, взаимозачёты и переходные расходы
| Тип операции | Как учесть | Где отразить |
|---|---|---|
| Возврат денег поставщиком за ранее учтённую покупку | Сумма, полученная от поставщика, признаётся доходом в том месяце, когда деньги вернулись на счёт или в кассу | Банк автоматически увидит поступление и пометит его как доход. Основная задача — проверить разметку в интернет‑банке до 7‑го числа следующего месяца и убедиться, что сумма попала в налогооблагаемую базу |
| Возврат денег покупателю и уменьшение дохода | В месяце возврата денег необходимо отразить операцию «Возврат прихода» Сумма возврата вычитается из общей базы того месяца, в котором были физически отправлены деньги покупателю | В интернет‑банке при разметке операции нужно выбрать тип «Возврат прихода» |
| Взаимозачёт с контрагентом | На дату подписания акта взаимозачёта одновременно возникают: — доход от реализации — на сумму зачтённых услуг или товаров с вашей стороны; — расход на закупку — на сумму зачтённых услуг или товаров со стороны контрагента | Операцию нужно вручную внести в Личный кабинет АУСН до 7‑го числа следующего месяца. При этом необходимо создать две разные записи: — одну — на «Приход»; — вторую — на «Расход». |
| Комиссии и возвраты при работе через маркетплейс | Если маркетплейс подключён к обмену с ФНС, он сам передаст в ЛК ФНС данные о валовой выручке и удержанных комиссиях. Если маркетплейс не передаст данные, банк увидит только фактическое поступление денег. Но для налога необходимо показать валовой доход и расход на комиссию | Необходимо вручную внести в ЛК АУСН операцию взаимозачёта или удержания комиссии, прикрепив отчёт маркетплейса за этот период |
| Расходы, оплаченные до перехода на АУСН | Расходы, которые были оплачены на другом режиме, но по которым товары или услуги поступили уже на АУСН, учесть нельзя. Автоматизированная упрощёнка не позволяет переносить остатки с других режимов | Перед переходом на АУСН необходимо оплатить все полученные товары и услуги до 1‑го числа месяца перехода, чтобы успеть списать их в расходы на предыдущем налоговом режиме |
Как расходы влияют на сумму налога
Базовые ставки на АУСН:
- 8% — АУСН «Доходы»;
- 20% — АУСН «Доходы минус расходы».
Также на АУСН «Доходы минус расходы» есть минимальный налог — 3% от всех доходов. Его необходимо платить в двух случаях:
- если получен убыток — расходы за месяц превысили доходы или равны им;
- если обычный налог меньше минимального — рассчитанный по ставке 20% налог оказался меньше чем 3% от доходов.
Если компания несёт убытки, их можно перенести на следующие налоговые периоды и уменьшить на них налоговую базу до 31 декабря 2027 года. Главное условие — необходимо применять именно АУСН «Доходы минус расходы».
Важно: сумма уплаченного минимального налога не включается в расходы и не переносится. Это означает, что, даже если компания в убытке, она всё равно должна платить налог по ставке 3% от дохода.
Пример расчёта налога за месяц
Ситуация А: прибыльный месяц
- Доходы компании — 500 000 ₽.
- Расходы компании — 300 000 ₽.
Рассчитываем налог: (500 000 – 300 000) × 20% = 40 000 ₽.
Рассчитываем минимальный налог: 500 000 × 3% = 15 000 ₽.
Итог: так как 40 000 ₽ > 15 000 ₽, необходимо уплатить только обычный налог 40 000 ₽.
Ситуация Б: пограничный месяц
- Доходы компании — 500 000 ₽.
- Расходы компании — 460 000 ₽.
Рассчитываем налог: (500 000 – 460 000) × 20% = 8 000 ₽.
Рассчитываем минимальный налог: 500 000 × 3% = 15 000 ₽.
Итог: так как 8 000 ₽ < 15 000 ₽, необходимо уплатить минимальный налог 15 000 ₽.