Актуальная форма транспортной накладной
Форма транспортной накладной (ТрН) утверждена постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200 и применяется в текущем виде с 1 марта 2022 года. Другие шаблоны, в том числе самостоятельно разработанные, использовать нельзя — в отличие от многих первичных документов, для ТрН установлен обязательный бланк.
Транспортную накладную нельзя путать с товарно-транспортной накладной (форма 1-Т). Это разные документы:
- ТрН подтверждает договор перевозки;
- ТТН — устаревшая форма, которая с 2013 года применяется добровольно во всех случаях, кроме перевозки алкоголя, где ТТН обязательна.
Полностью от ТТН пока не отказались — формой можно пользоваться на время перехода на УПД до марта 2027 года. После этого товарная часть отгрузки оформляется с помощью УПД, а перевозка — электронной транспортной накладной.
До 1 сентября 2026 года стороны сами выбирают, оформлять транспортную накладную на бумаге или в электронном виде. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется только как электронный документ через оператора ИС ЭПД, например через Точка Банк.
ЭТрН обязательна всегда, за исключением случаев из перечня Минтранса, например перевозок на территориях с режимом ЧС. Состав сведений при этом не меняется — электронная накладная содержит те же сведения, что и бланк из приложения №4.
Скачать бланк транспортной накладной
Бланк транспортной накладной соответствует форме из приложения №4 к постановлению №2200 и подходит для перевозок в 2026 году. Его можно заполнить на компьютере или распечатать и внести данные от руки.
Бумажная накладная составляется в трёх экземплярах — по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Если груз везут несколькими машинами, накладная оформляется на каждое транспортное средство.
Экспертное мнение
При оформлении транспортной накладной важно проверить все обязательные разделы и корректность сведений о грузе, перевозчике и стоимости услуг. Ошибки в документе могут привести к сложностям при подтверждении расходов на перевозку. С 1 сентября 2026 года бизнесу нужно будет перейти на электронный формат перевозочных документов, поэтому лучше заранее настроить процесс работы с ЭПД.
Скачать образец транспортной накладной
Заполненный образец транспортной накладной поможет понять, как выглядят разделы накладной с внесёнными данными — сведения о сторонах, грузе, транспортном средстве и приёме-сдаче груза.
Образец можно использовать как ориентир при заполнении собственного бланка.
Как заполнять транспортную накладную
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное. При этом грузоотправитель и заказчик услуг могут быть разными лицами. Договором эта обязанность может быть передана перевозчику или экспедитору. В заполнении участвуют три стороны, каждая отвечает за свои разделы.
Раздел 1 заполняется в отношении грузоотправителя, раздел 1а — заказчика услуг при его наличии. Раздел 3 заполняет лицо, осуществившее погрузку. Сведения в разделах 4 и 5 вносятся с учётом документов и указаний грузоотправителя.
Перевозчик указывается в разделе 6, транспортное средство — в разделе 7. В разделе 8 стороны фиксируют приём груза. Раздел 9 перевозчик заполняет при переадресовке, раздел 10 оформляется при выдаче груза, а раздел 11 предназначен для отметок сторон.
Существенные ошибки могут затруднить подтверждение факта перевозки и расходов. Для вычета НДС дополнительно необходимы правильно оформленный счёт-фактура или заменяющий его документ и принятие услуги к учёту.
Электронная накладная снижает число таких ошибок — система не даст отправить документ с пустыми обязательными полями. Оформлять электронные транспортные накладные можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка.
Пример заполнения транспортной накладной
Например, ООО «Альфа» из Твери отправляет партию корпусной мебели покупателю ООО «Бета» в Москву и нанимает перевозчика ИП Петрова. Для этого оформляется накладная №118 от 15.07.2026 по заказу №47 от 13.07.2026. Погрузка планируется на 15 июля, а выгрузка — на 16 июля.
В этом случае транспортная накладная заполняется следующим образом:
| Раздел | Пример заполнения |
|---|---|
| 1. Грузоотправитель | ООО «Альфа», ИНН, КПП, адрес, ответственный за перевозку и его телефон |
| 1а. Заказчик услуг | Прочерк, перевозку заказывает сам грузоотправитель |
| 2. Грузополучатель | ООО «Бета», ИНН, КПП, контактное лицо, адрес доставки — склад №3 |
| 3. Груз | Мебель корпусная, 40 грузовых мест, масса брутто 2 500 кг, нетто 2 320 кг, объём 14 куб. м, объявленная ценность 1 250 000 ₽ |
| 4. Сопроводительные документы | УПД №3421 от 15.07.2026, декларация о соответствии |
| 5. Указания по особым условиям | Маршрут Тверь — Москва по М-11, доставка не позднее 16.07.2026 до 14:00, перегрузка запрещена, крепление ремнями |
| 6. Перевозчик | ИП Петров, ИНН, ОГРНИП, адрес, телефон; водитель Ковалёв и его водительское удостоверение |
| 7. Транспортное средство | Тягач MAN TGX и полуприцеп Schmitz, регистрационные номера, тип владения 3 — аренда, договор аренды |
| 8. Приём груза | Погрузка в Твери: заявлено 09:00, фактическое прибытие 09:10, убытие 11:35, масса 2 500 кг, подписи кладовщика и водителя |
| 9. Переадресовка | Прочерк, груз доставлен по исходному адресу |
| 10. Выдача груза | Выгрузка в Москве: прибытие 09:45, убытие 12:20, 40 мест, груз принят без расхождений |
| 11. Отметки сторон | Отметок нет, коммерческие акты не составлялись |
| 12. Стоимость перевозки | 48 000 ₽ без НДС, фиксированная ставка за рейс по договору-заявке |
Масса груза указывается трижды — в разделах 3, 8 и 10. В разделе 3 отправитель пишет массу по документам на груз, в разделе 8 — массу, определённую при погрузке, и обязательно указывает метод её определения. Если значения в разделах 3 и 8 разошлись, перевозчик фиксирует это оговоркой в том же разделе 8.
Незаполненные разделы не оставляют пустыми. В образце разделы 1а, 9 и 11 не заполнены, но в реальной транспортной накладной необходимо поставить прочерк. Пустое поле в бумажной накладной может восприниматься как пропущенный реквизит, а прочерк подтверждает, что данных нет.
Раздел 12 в примере заполнен, потому что стороны подтверждают накладной расходы на перевозку, но если документ не нужен для первичного учёта, поле может остаться пустым.
В примере сделана отметка «Без НДС» — перевозчик применяет УСН и освобождён от налога. Если перевозчик платит НДС, в разделе указываются ставка и сумма налога, а строку с итоговой стоимостью заполняют с учётом налога.
С 1 сентября 2026 года документ оформляется в электронном виде — каждая сторона подписывает свою часть накладной электронной подписью, а документ передаётся в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД. Водителю на дороге достаточно по требованию инспектора ГИБДД предъявить QR-код накладной на экране смартфона.