Кто имеет право подписывать документы
В организациях право подписи документов строго регламентировано законом и внутренними документами компании. Всех, кто обладает полномочиями подписывать бумаги, можно разделить на две группы:
- первичные подписанты — действуют без доверенности;
- вторичные подписанты — действуют по доверенности.
| Первичные подписанты | Вторичные подписанты |
|---|---|
| Руководитель организации. Индивидуальный предприниматель | Сотрудник по внутреннему приказу. Представитель по доверенности. Временно исполняющий обязанности. Внешний представитель или бухгалтер на аутсорсе |
Также документ могут подписывать со своей стороны ваши клиенты — контрагенты, покупатели или заказчики.
Как правильно подписывать документы ИП
В отличие от ООО, индивидуальный предприниматель не является отдельным юридическим лицом. Он остаётся физическим лицом, зарегистрированным для предпринимательской деятельности. Это определяет все особенности подписания документов:
- ИП не является отдельной организацией в классическом понимании слова. У него нет учредителей, устава, совета директоров или коллегиальных органов управления;
- ИП является руководителем самого себя. Он лично ведёт деятельность, несёт ответственность своим имуществом по обязательствам и принимает все решения;
- должность директора у ИП отсутствует. Статус индивидуального предпринимателя уже означает, что он управляет своим бизнесом. Но написать «Директор ИП Иванов» в документах нельзя.
Как индивидуальный предприниматель подписывает договоры, акты и счета:
- ИП ставит свою личную подпись без указания должности;
- реквизиты ИП — ФИО, ИНН и ОГРНИП — указываются в преамбуле договора или в шапке документа;
- ИП имеет право работать без печати — Федеральный закон от 08.08.2001 №129-ФЗ. Обязательное использование печати возможно только в том случае, если оно прописано в договоре с контрагентом;
- ИП может подписывать документы в электронном виде — для этого ему нужна электронная подпись (ЭП). Её можно выпустить при личном визите в налоговую или в офисе удостоверяющего центра ФНС России.
Экспертное мнение
При подписании электронных документов важно проверить полномочия подписанта. Сотрудник должен использовать собственную ЭП, а при необходимости — подтвердить право подписи доверенностью или МЧД. Передавать свою электронную подпись другому человеку нельзя.
Кто может подписывать документы за ИП
По общему правилу, только сам индивидуальный предприниматель лично может подписывать свои документы. Однако ИП имеет право выписать специальную доверенность на человека, чтобы тот мог подписывать бумаги за него.
Ситуации, когда индивидуальному предпринимателю нужно сформировать доверенность на представителя:
- ИП болеет, в отъезде или физически не может присутствовать — представитель подписывает договоры, акты и получает почту;
- ИП делегирует полномочия сотруднику, например бухгалтер подписывает первичные документы, менеджер — договоры с клиентами, а кладовщик — накладные;
- представительство в госорганах — бухгалтер подаёт декларации, получает справки и представляет интересы ИП в ФНС и СФР;
- представительство в суде — если ИП участвует в судебном процессе и нанял юриста;
- представительство в банке — у ИП есть бухгалтер, который может заняться открытием счёта, подачей платёжных поручений или получением выписок. В случае с банковскими счетами необходимо нотариально заверить доверенность.
Важно: ИП может оформить доверенность в простой письменной форме. Однако, если его будущий представитель должен будет совершать сделки или распоряжаться деньгами предпринимателя, лучше выпустить ему машиночитаемую доверенность (МЧД).
Как подписывать документы
Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 №402-ФЗ, первичный документ считается правильно составленным, если он содержит все обязательные реквизиты, включая подписи уполномоченных лиц.
| Название документа | Для чего нужен этот документ | Кто подписывает | Нюансы |
|---|---|---|---|
| Акт выполненных работ или оказанных услуг | Подтверждает, что исполнитель сдал работу, а заказчик её принял | Заказчик — генеральный директор или уполномоченное лицо. Пример: главный инженер, который принимает работу. Исполнитель — генеральный директор или ИП | Подпись заказчика означает согласие с объёмом и качеством выполненных работ или услуг. Если у заказчика есть претензии, он должен либо написать «С замечаниями» и перечислить их, либо направить мотивированный отказ от приёмки |
| Товарная накладная | Подтверждает факт перехода права собственности на товар от продавца к покупателю | Продавец — в ООО подписывает генеральный директор компании и главный бухгалтер. У ИП — предприниматель. Покупатель — генеральный директор и главный бухгалтер или тот, кто принимает товар | Человек, который принимает товар со стороны покупателя, обязан иметь подтверждённые полномочия — они могут быть прописаны в трудовом договоре или во внутреннем документе |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Включает в себя: — счёт-фактуру; — первичные документы | Продавец — генеральный директор и главный бухгалтер. Подпись ставится в графе «Сдал/Передал». Покупатель — лицо, уполномоченное принимать товар или услуги. Подпись ставится в графе «Получил». | УПД со статусом «1» сразу подписывается двумя сторонами. УПД со статусом «2» сначала подписывается продавцом, а потом уже покупателем, когда тот примет товар |
| Счёт на оплату | Информирование покупателя перевести деньги продавцу | Только продавец — генеральный директор и главный бухгалтер | Счёт на оплату не является первичным документом. Поэтому его можно не распечатывать и не подписывать |
| Счёт-фактура | Служит основанием для вычета НДС | Продавец — генеральный директор и главный бухгалтер. Покупатель — главный бухгалтер или уполномоченный сотрудник | Счёт-фактура является строгим налоговым документом |
| Акт сверки | Показывает финансовую задолженность по состоянию на определённую дату | Главные бухгалтеры обеих сторон или руководители | Подпись на акте сверки фиксирует только то, что стороны согласны с сальдо. Она не подтверждает, что услуги были оказаны качественно или товар был фактически поставлен |
| Кассовые документы | Фиксируют каждое финансовое поступление и расход организации | Руководитель организации. Главный бухгалтер. Кассир организации | Если в организации нет кассира, его обязанности по приказу может исполнять сам директор или бухгалтер |
| Кадровые документы | Нужны для официального оформления и регулирования трудовых отношений между работодателем и сотрудником | Работодатель — генеральный директор организации или уполномоченное лицо. Пример — начальник отдела кадров. Работник | Работник должен своей подписью подтвердить факт ознакомления с приказами в компании. Фраза «С приказом ознакомлен» и личная подпись обязательны |
Как подписывать электронные документы в ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис по обмену юридически значимыми документами через интернет с использованием электронной подписи. Документы в ЭДО имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с живой подписью и печатью, но передаются за секунды, без курьеров и почты.
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Главная её особенность — после подписания документа с помощью ЭП его нельзя свободно изменить. Система ЭДО либо этого не даст сделать совсем, любо подсветит, что были добавлены изменения и их нужно подтвердить электронной подписью ещё раз.
Виды электронной подписи:
- простая электронная подпись (ПЭП) — это самый базовый вид подписи, где не требуется высокая степень защиты. Примеры — смс-код или пуш-уведомление;
- неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это подпись с криптографией. Она подтверждает того, кто подписал документ, и то, что его никто не исправлял. Обычно её используют в ЭДО при работе с контрагентами. Важно: если вы хотите подписывать документы с помощью НЭП, заключите соглашение об этом с контрагентами;
- квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это самый защищённый вид подписи, который имеет полную юридическую силу.
Важно: согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ, КЭП всегда приравнивается к собственноручной подписи. ПЭП и НЭП становятся таковыми в определённых случаях, например когда это условие прописывается в соглашении между участниками ЭДО или если это предусмотрено нормативными актами.
Использование визуального штампа подписи
Визуальный штамп подписи не заменяет электронную подпись. На это есть несколько причин:
- нет криптографии — картинка не содержит никаких защищённых данных. Любой может скопировать её из одного документа и вставить в другой;
- нет привязки к личности — с помощью визуального штампа невозможно доказать, что картинку добавил именно владелец подписи;
- нет защиты от изменений — после вставки картинки в документе можно изменить сумму, дату или условия;
- не соответствует закону — Федеральный закон № 63-ФЗ требует использования криптографических средств, а не изображений.
Как выбрать оператора ЭДО
Операторы ЭДО — это компании, которые помогают электронному документообороту существовать:
- обеспечивать обмен документами между участниками;
- хранить документы;
- подтверждать факт их передачи.
Чтобы ими стать, организация должна получить аккредитацию у Минцифры РФ. В 2022 году Точка Банк получил статус оператора ЭДО.
Критерии выбора оператора ЭДО:
- наличие роуминга — он нужен, если ваш контрагент использует другого оператора;
- удобные тарифы — обычно их стоимость складывается из количества документов в год;
- интеграция с вашей бухгалтерией — важно, чтобы документы из ЭДО автоматически попадали в 1С, МойСклад или другое ПО, с которым вы работаете;
- удобство интерфейса — например, лёгкость в обучении, интуитивный сервис и встроенность сразу нескольких систем;
- поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД) — нужна для компаний с сотрудниками, которые подписывают документы.
Как получить или подключить электронную подпись
Получить электронную подпись можно несколькими способами:
- личный визит в ФНС;
- через приложение «Госключ»;
- через доверенных лиц ФНС.
Согласно ст. 17.2 №63-ФЗ, УКЭП для руководителей организаций и ИП выдаётся только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. С 1 января 2022 года коммерческие УЦ больше их не выпускают.
Для формирования УКЭП необходимо:
- иметь при себе паспорт, СНИЛС и токен;
- пройти идентификацию — личный визит в УЦ или ФНС. Также можно подтвердить личность удалённо через Госключ с помощью загранпаспорта с биометрией.
После получения электронной подписи её необходимо подключить. Для этого нужно предварительно установить и настроить несколько ПО:
- сертифицированный носитель для КЭП — Рутокен Лайт, ЭЦП 3.0, JaCarta-3 ГОСТ и так далее;
- программу криптозащиты — например, КриптоПро CSP версии 5.0 и выше;
- ПО для проверки ЭП на веб-страницах — КриптоПро ЭП Browser Plug-in версии 2.0;
- корневые сертификаты удостоверяющих центров и файл открытого ключа вашей УКЭП. Без них браузер и криптопровайдер не смогут проверить цепочку доверия и подтвердить валидность подписи.
Как принять приглашение от контрагента
- Зайдите в ЭДО от Точка Банка и нажмите на раздел «Сервисы».
- Кликните на «Документооборот» и затем зайдите в «Настройки».
- Нажмите на «Запросы на роуминг».
- В появившемся окне выберите организацию, которая прислала вам приглашение.
- Проверьте данные контрагента.
- Нажмите на кнопку «Принять».
Готово! После принятия вы сможете отправлять и получать документы от этого контрагента.
Важно: эта инструкция подходит только для опции роуминга в ЭДО. Если вы и ваш контрагент работаете в одной системе электронного документооборота, взаимодействие настроится автоматически.
Как подписать входящий документ
- Откройте входящий документ в ЛК ЭДО от Точка Банка.
- Проверьте содержимое — скачайте и откройте файл, убедитесь, что все данные корректны.
- Если всё верно, нажмите кнопку подписания.
- Выберите нужный сертификат КЭП или НЭП. Важно: используйте одинаковые типы подписей. Например, если ваш контрагент подписал документ с помощью КЭП, вам также нужно использовать именно её.
5. Подтвердите подписание, если вы используете НЭП, например введите смс-код для авторизации подлинности подписи.
После этих шагов бумаги в цифровом виде отправятся контрагенту с вашей подписью.
Как отправить подписанный документ контрагенту
В ЭДО от Точка Банка можно отправить два типа документа:
- формализованный файл — форма документа, которая утверждена ФНС;
- неформализованный файл — форма документа, которая составлена в произвольной форме.
Отправка неформализованного электронного документа с помощью НЭП
1. Сформируйте документ и нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
2. В появившейся вкладке выберите НЭП, введите электронную почту контрагента и присоединитесь к соглашению о признании НЭП. Нажмите снова «Подписать и отправить».
3. Введите смс-код, чтобы подтвердить подлинность подписи.
Готово! Документ подписан и отправлен контрагенту.
Отправка формализованного электронного документа с помощью КЭП
1. Сформируйте документ и нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
2. В появившейся вкладке выберите КЭП.
3. Нажмите на нужный сертификат КЭП, введите электронную почту контрагента, согласитесь с условиями оферты и с присоединением к ЭДО.
4. Подтвердите подпись с помощью КриптоПро
Документ подписан и отправлен контрагенту!
Как проверить статус документа
- Войдите в личный кабинет Точка Банка.
- В главном меню перейдите в раздел «Сервисы».
- Выберите сервис «Документооборот».
- Откроется список всех документов — счета, акты, УПД, договоры.
- Под названием документа будет указан его текущий статус.
Какие бывают статусы у документа:
- ждёт вашей подписи — документ ещё не подписан;
- ждёт подписи контрагента — документ не подписан контрагентом;
- подписан — обе стороны подписали документ;
- отклонён вами либо отклонён контрагентом — вы или контрагент отказались подписывать документ и указали причину;
- требует уточнений — вы или ваш контрагент направили друг другу документ с уточнениями или дополнениями, после внесения которых готовы его подписать;
- отозван — подпись в документе отозвана;
- в процессе аннулирования / аннулирован — документ в процессе аннулирования;
- аннуляция отклонена — вы или ваш контрагент отправили документ на аннулирование, но одна из сторон не согласна с этим решением.
Как хранить подписанные электронные документы
Общие правила хранения электронных документов прописаны в Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ:
- все первичные документы нужно хранить не менее пяти лет в облачном хранилище;
- дополнительно рекомендуется периодически выгружать важные документы на свой компьютер.
Что делать, если документ в ЭДО отклонён
Если контрагент отклонил ваш документ, разберитесь в причине:
- Прочитайте комментарий к отклонению — контрагент обычно указывает причину.
- Свяжитесь с контрагентом и уточните, что именно не так.
- Исправьте документ.
- Отправьте исправленный документ через ЭДО заново.
- Если отклонение было ошибочным — переотправьте документ в ЭДО.
Возможные причины отклонения документа:
- ошибки в реквизитах — неверные ИНН, КПП, название компании или сумма;
- расхождения в содержимом — не совпадают объём услуг или цены;
- технические проблемы — нечитаемая подпись или неверный формат файла;
- принципиальные разногласия — контрагент не согласен с условиями, которые указаны в документе;
- случайное отклонение — сотрудник нажал не ту кнопку.
Как подписывать документы от имени ООО
Генеральный директор может подписывать любые документы компании по умолчанию. Ему не нужны никакие дополнительные разрешения, приказы или доверенности.
Часто в договорах можно увидеть формулировку «действует на основании Устава». Для подписи это означает, что полномочия генерального директора, то есть подписанта, вытекают напрямую из устава общества и факта его государственной регистрации в ЕГРЮЛ. Именно поэтому никаких доверенностей для него не требуется.
Как проверить полномочия подписанта в ЕГРЮЛ
- Зайдите на официальный сайт ФНС в сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП».
- Введите ИНН организации.
- Найдите раздел «Сведения о лице, имеющем право действовать без доверенности».
Если ФИО подписанта есть в этом списке — это действующий директор. Если там другое лицо или человек подписывает как менеджер, требуйте предоставления доверенности.
Когда нужна доверенность
Если генеральный директор хочет, чтобы за него мог подписываться сотрудник, необходимо выпустить МЧД на него.
Что прописывается в доверенности:
- перечень документов, которые сотрудник имеет право подписывать;
- срок её действия.
Как оформить право подписи для бухгалтера, менеджера или юриста:
- для внешних документов на бумаге — генеральный директор выдаёт письменную доверенность, где детально прописаны полномочия. Например: «Подписывать договоры поставки на сумму до 500 000 ₽.» Если же генеральный директор хочет, чтобы сотрудник мог за него подписывать документы в ЭДО, необходимо выпустить МЧД на работника;
- для внутренних документов — издаётся приказ по организации о наделении конкретного сотрудника правом подписи определённых документов с приложением образца его подписи;
- электронная подпись — сотрудник получает свою личную КЭП как физическое лицо и использует её вместе с доверенностью или МЧД. Важно: передавать флешку генерального директора с подписью сотруднику категорически запрещено.
Как правильно подписать документы за директора
Сотрудники не имеют права подписывать документы за директора, в том числе использовать его ЭП. Согласно ст. 327 УК РФ, если налоговая или суд обнаружат подлог, сделку аннулируют, а лицу, поставившему чужую подпись, грозит административная или уголовная ответственность. Поэтому подписывать документы директор должен только своей рукой.
Но бывают ситуации, когда руководитель находится в отпуске или на больничном, а поставить подпись всё-таки нужно. В таком случае директор должен оформить официальный приказ о возложении таких обязанностей на конкретного сотрудника. В нём чётко прописываются:
- ФИО и должность замещающего лица;
- срок действия полномочий;
- конкретный перечень документов, которые это лицо имеет право подписывать.
Как подписывает документы заместитель директора
Заместитель не действует на основании Устава — это прерогатива только генерального директора. Он действует на основании доверенности или приказа. В документе он указывает свою реальную должность и основание своих полномочий.
Как подписывает документы представитель по доверенности
Представитель по доверенности должен указать:
- фактическую должность подписанта — например, «Главный бухгалтер», «Коммерческий директор» или «Менеджер»;
- основание полномочий — например, «действующий на основании доверенности №…». Также важно поставить дату доверенности;
- личную подпись представителя с расшифровкой — ФИО.
Важно: если сотрудник ставит свою подпись за директора, не нужно ставить «за» или косую черту перед должностью. Корректнее написать следующим образом:
«Заместитель генерального директора, действующий на основании доверенности от 10.01.2024 № 15 ______________ / Петров П.П. /»
Как исправить документ, если в нём уже указан директор
Если контрагент прислал договор, где в шапке или в конце уже ошибочно указан генеральный директор, а подписывать будет другое лицо, его нужно исправить. Это можно сделать несколькими способами:
- попросить контрагента исправить документ до подписания, указав реальную должность подписанта и основание — доверенность;
- подписать его текущему уполномоченному лицу, но обязательно составить дополнительное соглашение или протокол разногласий, в котором прописать: «Стороны подтверждают, что Документ №... от [дата] подписан уполномоченным представителем [ФИО] на основании доверенности №... от [дата], что придаёт ему полную юридическую силу»;
- аннулировать ошибочный документ и переподписать его корректно.
Доверенность на право подписи документов
Доверенность на право подписи — это документ, который позволяет сотрудникам действовать от имени компании или ИП, не нарушая закон. Она нужна в тех случаях, когда за генерального директора или индивидуального предпринимателя будет расписываться кто-то другой, например главный бухгалтер или юрист.
Согласно ст. 185 ГК РФ, в доверенности должны быть прописаны:
- дата выдачи документа;
- данные доверителя — полное наименование, ИНН, ОГРН либо ОГРНИП и юридический адрес. Также указываются должность руководителя, его ФИО и основание его полномочий — устав или свидетельство о регистрации;
- данные представителя — ФИО полностью, паспортные данные, СНИЛС, ИНН и адрес регистрации;
- объём полномочий — чёткий и понятный перечень действий, которые может совершать представитель. Например: «Подписывать от имени Общества договоры поставки и акты выполненных работ» или «Получать материальные ценности, почту и грузовые отправления»;
- срок действия документа — он может быть любым. Если срок действия доверенности не указан в договоре, он будет составлять один год — ст. 186 ГК РФ;
- подпись руководителя и печать организации, если она используется.
Как ограничить право подписи по видам документов
Чтобы минимизировать риски, полномочия можно и нужно ограничивать.
| Тип ограничения | Пример, как вписать в доверенности |
|---|---|
| По типу договоров | «Право подписи только первичных учётных документов, без права подписи договоров» |
| По сумме сделок | «Право подписи договоров на сумму, не превышающую 500 000 ₽» |
| По контрагентам | «Право подписи документов только с контрагентами, утверждёнными генеральным директором» |
Нотариальная доверенность
Нотариальное удостоверение на доверенность нужно в том случае, если представитель будет:
- совершать сделки, которые требуют нотариальной формы, например договоры купли-продажи недвижимости и залог доли в ООО;
- подавать заявления о государственной регистрации юридических лиц или ИП в ФНС от имени руководителя;
- подавать документы на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество или сделок с ним в Росреестр.
Как передоверить право подписи
Чтобы передоверить право подписи, в исходной доверенности укажите это право, например: «С правом передоверия полномочий третьим лицам». Также нотариально заверьте это.
Важно: представитель обязан уведомить доверителя, то есть директора, о факте передоверия и предоставить данные нового представителя.
Как отозвать доверенность
Согласно ст. 188.1 ГК РФ, директор или ИП имеет право отменить доверенность в любой момент без объяснения причин. Для этого он:
- Издаёт приказ об отзыве доверенности с указанием номера и даты отзываемого документа.
- Уведомляет представителя под роспись и требует возврата оригинала доверенности.
- Уведомляет всех известных контрагентов, банки и госорганы, с которыми представитель мог взаимодействовать, об отзыве доверенности. Для этого руководитель направляет им официальные письма.
Электронная подпись сотрудника и МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который содержит сведения:
- о доверителе — компании или ИП;
- представителе — сотруднике;
- об объёме его полномочий;
- о сроке действия МЧД.
Машиночитаемая доверенность обязательна, если сотрудник подписывает электронные документы в ЭДО от имени организации, используя свою личную КЭП. Это требуется для:
- счетов-фактур;
- универсальных передаточных документов;
- актов и договоров;
- сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности через интернет;
- работы в электронных сервисах ФНС и СФР.
МЧД выпускает и подписывает доверитель, то есть генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель.
Как выпустить машиночитаемую доверенность в ЭДО от Точка Банк
1. Зайдите в электронный документооборот от Точка Банка: «Сервисы — Документооборот».
2. В правом верхнем углу нажмите на значок шестерёнки и выберите раздел «Доверенности». Чтобы создать новую машиночитаемую доверенность (МЧД), нажмите кнопку «Создать». Если доверенность уже была оформлена ранее, выберите её из списка.
3. Внесите данные о доверителе и представителе — ИНН, ФИО, СНИЛС, паспортные данные и должность.
4. Выберите должность сотрудника и полномочия, которые хотите передать ему с помощью МЧД. Также можно выбрать одну из предложенных должностей, например бухгалтер, главный бухгалтер, заместитель руководителя или водитель, либо указать другую должность. В зависимости от выбранной должности список доступных полномочий заполнится автоматически. При необходимости вы можете удалить лишние полномочия или добавить недостающие.
5. Подпишите машиночитаемую доверенность своей КЭП руководителя.
После этого заполненная форма уйдёт в систему на регистрацию новой МЧД.
Бумажная доверенность и МЧД — в чём отличия
| Критерий | Бумажная доверенность | Машиночитаемая доверенность |
|---|---|---|
| Как выглядит | Текст на бумаге | Структурированный XML-файл |
| Как проверяется подлинность | Требует запросов или звонков | Мгновенная автоматическая проверка через реестр ФНС |
| Где применяется | Получение грузов. Суды. Физические действия | ЭДО. Сдача отчётности. Взаимодействие с Госуслугами и банками |
Как сотрудник подписывает документ с МЧД
- Сотрудник получает свою личную КЭП как физическое лицо.
- При подписании документа в системе ЭДО программа предлагает выбрать основание полномочий.
- Сотрудник выбирает из списка действующую МЧД по её номеру или названию.
- Сотрудник подписывает документ своей личной КЭП.
- Система автоматически «пришивает» к документу три компонента — сам файл документа, файл подписи сотрудника и файл МЧД.
Как проверить полномочия по МЧД
- Зайдите в сервис проверки МЧД.
- Введите уникальный номер (GUID) доверенности.
Система сразу покажет, действительна ли доверенность, кто и кому её выдал, какие полномочия переданы и до какой даты она действует.
Как отозвать или заменить МЧД
При увольнении сотрудника генеральному директору или ИП нужно отозвать МЧД работника. Для этого необходимо:
- сформировать в ЭДО специальный документ — «Уведомление об отзыве машиночитаемой доверенности»;
- подписать его своей КЭП;
- отправить заполненное уведомление в реестр.
С этого момента МЧД получает статус «Отозвана», и подписывать новые документы по ней нельзя.
Также руководитель может заменить сотруднику МЧД, например у работника изменились паспортные данные или он получил новую должность с расширенными полномочиями. В таком случае директору необходимо:
- отозвать старую машиночитаемую доверенность;
- выпустить новую МЧД с обновлёнными данными и новым номером GUID.
Как подписать ПДФ, Ворд или скан документа
Обычного ПДФ-файла с визуальной картинкой подписи достаточно только в двух случаях:
- в договоре с контрагентом есть прямой пункт о том, что обмен сканами или ПДФ-файлами по электронной почте имеет полную юридическую силу;
- для внутренних нестрогих документов компании, например черновики, служебные записки, коммерческие предложения и счета на оплату.
Отдельный же файл подписи обязателен для юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Он нужен, когда закон или контрагент требуют гарантий неизменности документа и точной идентификации подписанта. Это обязательно для:
- сдачи отчётности в ФНС, СФР и Росстат;
- участия в госзакупках;
- обмена первичными документами через операторов ЭДО.
Почему скана с подписью может быть недостаточно для заверения документа:
- его легко подделать — например, вырезать и вставить в другой документ;
- он не гарантирует целостность — после сканирования в файл можно внести изменения и картинка подписи останется на месте;
- суды и налоговая часто отклоняют сканы как ненадлежащие доказательства.
Что такое откреплённая и встроенная подписи
Откреплённая подпись — это отдельный файл в формате .SIG, который лежит рядом с исходным документом. Он не меняется, и его можно открыть в любой программе.
Встроенная подпись — это криптографическая метка, которая встраивается непосредственно внутрь самого файла документа.
Пример: при открытии документа в Ворде появляется штамп «Документ подписан» с данными сертификата.
Как проверить электронную подпись в файле
- через Госуслуги — перейдите на страницу проверки электронных подписей на портале. Загрузите исходный документ и файл подписи .SIG, затем нажмите «Проверить». Сервис покажет ФИО владельца, срок действия сертификата и статус подлинности;
- через распределённый реестр ФНС — выберите тип проверки, загрузите на сайт необходимый файл с подписью и нажмите «Просмотр результата»;
- через КриптоПро — переместите файл в специальное окно и нажмите «Проверить»;
- через плагин в Ворде — зайдите в документ, нажмите вкладку «Сведения» и «Просмотр подписей». На появившемся экране кликните на «Состав подписи».
Факсимиле, штамп и скан подписи
Факсимиле — это точное воспроизведение собственноручной подписи с помощью штампа, клише, печати или цифровой копии, которая механически переносится на документ.
Согласно ст. 160 ГК РФ, его можно использовать в нескольких случаях:
- при массовых рассылках типовых документов — например, счета на оплату или уведомления клиентам;
- во внутреннем документообороте — заверение приказов и служебных записок;
- при наличии прямого соглашения с контрагентом — если в договоре есть пункт о признании юридической силы документов, которые подписаны факсимиле;
- в рекламно-информационных материалах — например, коммерческих предложениях, прайс-листах и каталогах.
Категорически не рекомендуется использовать факсимиле в документах, которые:
- связаны с крупными суммами или рисками — например, кредитные договоры и договоры займа;
- являются первичными учётными документами — налоговая при проверке часто снимает расходы и отказывает в вычете НДС, если документы подписаны факсимиле, так как нет гарантии, что операция была реальной;
- требуют нотариального удостоверения или государственной регистрации;
- представляются в суд — суды относятся к факсимиле крайне скептически и часто признают такие документы недопустимыми доказательствами;
- являются доверенностями и чеками.
Важно: факсимиле не равен личной подписи. Оно не идентифицирует личность, которая подписывает документы, и его легко поставить рукой третьего лица.
| Критерий различий | Факсимиле | Электронная подпись |
|---|---|---|
| Как выглядят | Визуальная копия — штамп | Криптографический ключ |
| Имеют идентификацию личности | Нет | Да |
| Защищены ли от изменений | Нет, документ можно изменить после подписания | Да, любое изменение документа «ломает» подпись — договор считается недействительным |
| Имеют ли юридическую силу | Только в случае согласования сторон | КЭП приравнивается к собственноручной подписи |
| Легко ли подделать | Да, легко скопировать и ставить на документы | Нет, КЭП защищена криптографией |
| Принимают ли суды и госорганы | Часто документ с факсимиле отклоняется | Принимается судами, госорганами и ФНС |
Как согласовать факсимиле с контрагентом
- Пропишите в договоре с контрагентом, что факсимиле будет иметь юридическую силу на документах.
- Приложите образцы факсимиле к договору в виде приложения, чтобы контрагент знал, как выглядит ваша подпись.
- Ведите журнал учёта использования факсимиле — кто, когда и какой документ подписал.
- Ограничьте круг лиц, имеющих доступ к штампу или файлу с изображением подписи, и пропишите их ответственность в должностных инструкциях.
- Не используйте факсимиле для документов с высокой стоимостью или стратегическим значением — для них всегда требуйте живую подпись или КЭП.
Как проверить полномочия подписанта
Проверить руководителя в ЕГРЮЛ или ЕГРИП
Если документ подписывает генеральный директор или ИП, он должен действовать на основании устава или свидетельства о регистрации.
- Введите ИНН компании.
- Найдите раздел «Сведения о лице, имеющем право действовать без доверенности».
Запросить доверенность
Если документ подписывает уполномоченное лицо, а не директор, запросите у контрагента заверенную копию доверенности.
Что искать в тексте:
- доверенность должна быть выдана действующим руководителем;
- в ней должно быть прямо указано право подписывать именно этот вид документов. Например: «имеет право подписывать договоры поставки и акты», а не просто «представлять интересы».
Проверить приказ или локальный акт
Иногда компании пытаются заменить доверенность внутренним приказом, например: «Приказываю главному бухгалтеру подписывать акты». В таком случае запросите копию приказа с подписью директора.
Важно: не забывайте, что одного приказа для подписи внешних документов недостаточно. Для таких бумаг просите у контрагента нотариальную доверенность.
Проверить срок действия полномочий
Даже если документ и должность верны, сроки действия полномочий могут быть неверными или истекшими. Поэтому сравните дату подписания документа со сроком действия доверенности или сроком полномочий директора.
Проверить МЧД
Если сотрудник подписывает документ в системе ЭДО своей личной КЭП, он должен приложить МЧД.
- Введите уникальный номер доверенности (GUID).
Система покажет, действует ли доверенность, кто её выдал, кому и какие именно полномочия в ней зашиты. При статусах «Отозвана» или «Истёк срок» документ подписывать нельзя.
Сверить подписанта с текстом договора и реквизитами
Проверьте документы на непротиворечивость данных в договоре и подписи:
- в преамбуле — если в договоре написано: «в лице Генерального директора Иванова И.И., действующего на основании Устава», а внизу стоит подпись «Петров П.П. по доверенности», это грубая ошибка. Текст и подпись должны зеркально отражать друг друга;
- реквизиты — если в них указан один директор, а подписывает другой, в блоке подписи обязательно должно быть основание, то есть доверенность;
- паспортные данные — сверьте паспортные данные подписанта с данными в приложенной копии доверенности.